Những lưu ý đặc biệt khi chuẩn bị lễ khởi công xây dựng

Lễ khởi công xây dựng dự án là một sự kiện hết sức quan trọng. Được tổ chức trước khi bắt đầu thi công công trình nhất định. Tầm cỡ của sự kiện phụ thuộc vào công trình lớn và có tầm quan trọng như thế nào. Tuy nhiên, bất cứ chủ đầu tư nào từ lớn đến nhỏ cũng chú trọng tổ chức lễ khởi công. Vì những ý nghĩa mang tính truyền thống và cả thực tế mà buổi lễ khởi công mang lại. Khâu chuẩn bị lế khởi công xây dựng cần chú ý những chi tiết sau để sự kiện diễn ra suôn sẽ.

Không tính toán trước số lượng khách mời

Sự kiện nào cũng có đối tượng khách mời đặc thù của nó. Trước khi lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công quý khách cần xem xét chọn lựa khách mời. Dự trù số lượng khách mời có thể phát sinh trong khâu quảng bá sự kiện.

Để chuẩn bị đầy đủ các hạng mục theo kèm quý khách cần phải nắm được số lượng khách mời. Ví dụ như lựa chọn được không gian tổ chức thích hợp. Nên xem xét số lượng bàn ghế cần thuê, chuẩn bị nước uống, đồ ăn, bánh kẹo. Nếu bỏ qua khâu này thì không thể đáp ứng đủ số lượng khách mời lớn. Có thể bị vỡ kế hoạch trong quá trình tổ chức lễ khởi công.

Lễ khởi công xây dựng chuẩn bị sơ sài

Chuẩn bị lễ khởi công sơ sài là lỗi thứ 2 mà các doanh nghiệp thường mắc phải. Thì việc nguy cơ cao toàn bộ sự kiện sau đó sẽ diễn ra không có sự thống nhất lộn xộn. Có thể từ việc lên kịch bản lễ khởi công xây dựng thiếu nội dung. Hoặc không có thời gian cụ thể, không phân công công việc rõ ràng cho từng người,..

Những điều cần lưu ý trong khâu thi công trang trí hay lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng. Để tránh trường hợp “thừa đầu thiếu đuôi” , thiết bị không phù hợp gây ảnh hưởng đến bộ mặt sự kiện và cái nhìn của khách mời cần theo dõi cẩn thận, tỉ mỉ. Điều đáng chú ý nhất có lẽ là đón tiếp khách mời cần đầy thiện chí, niềm nở. Từ việc đón khách từ nơi để xe và dẫn khách đến chỗ ngồi. Điều này sẽ để lại ấn tượng rất tốt trong đầu khách mời. Giúp khách mời có thể bỏ qua những sai sót nhỏ trong chương trình sau đó.

Không có kế hoạch dự phòng khi chuẩn bị lễ khởi công xây dựng

Bất kì kế hoạch nào thì những tình huống không mong đợi cũng có thể xuất hiện . Vì đơn giản “người tính không bằng trời tính” nói một cách chuyên nghiệp thì cần có phương án dự trù và khắc phục rủi ro trong chương trình.

Ví dụ như:

  • Không thuê được bộ âm thanh ánh sáng như mong muốn.
  • MC có việc bận đột xuất.

Việc không lên kế hoạch dự phòng sẽ khiến khách mời đánh giá khâu chuẩn bị không tốt. Có thể thiếu chuyên môn, không có nhiều kinh nghiệm ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp , tập đoàn.

Quy Trình Tổ Chức Lễ Khánh Thành Thành Công
Quy Trình Tổ Chức Lễ Khánh Thành Thành Công

Không thể lường trước được yếu tố thời tiết

Với việc dự báo thời tiết, thì việc lường trước các sự kiện bất thường của thời tiết là điều dễ dàng. Nhưng cũng không nên vì thế mà chủ quan vì đây cũng chưa chắc là thông tin chính xác tuyệt đối. Nên liên tục theo dõi dự báo thời tiết và diễn biến thực tế của thời tiết có theo đúng hay không để chuẩn bị được kĩ càng hơn. Cần chuẩn bị bạt cho những sự kiện ngoài trời vào một ngày đẹp có nắng . Khu vực để xe có máy che cho khách mời và ô để đón khách dù nắng hay mưa.

Trên đây là những thiếu soát rất phổ biến trong khâu chuẩn bị tại lễ khởi công xây dựng mà nhiều doanh nghiệp mắc phải. Vì thế để chương trình diễn ra thuận lợi, suôn sẽ và chu toàn nhất,  hãy để EMA Sài Gòn đảm nhiệm mọi khâu tổ chức cho quý khách. Bằng nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi cam kết sẽ mang đến những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng cùng với giá cả tối ưu nhất thị trường!

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Comments for this post are closed.