Thư mời cho hội nghị khách hàng

Sự kiện có tính thường niên tại các doanh nghiệp hiện nay là tổ chức hội nghị khách hàng. Đây là chương trình có tính kết nối trực tiếp giữa doanh nghiệp với các khách hàng của mình. Tuy nhiên cần phải có những bức thư mời để khách hàng biết và tới tham dự sự kiện. Dưới đây sẽ là các bước tiến hành chuẩn bị thư hiệu quả. Được EMA Sài Gòn tổng hợp để gửi tới quý doanh nghiệp tham khảo.

Khách hàng tham dự hội thảo
Khách hàng tham dự hội thảo

Xác định nội dung, truyền tải thông điệp trong thư mời

Xác định nội dung và thông điệp thư cần truyền tải là bước đầu vô cùng quan trọng. Trong việc chuẩn bị thư mời dự hội nghị khách hàng. Ngoài ra, thư mời phải đưa ra được những thông tin cơ bản. Ngắn gọn và bao quát những nội dung sự kiện. Các thông tin cần phải giúp khách mời bước đầu nắm bắt được chủ đề mục đích tổ chức hội nghị khách hàng. Bên cạnh đó, nội dung thư cũng phải đảm bảo tính trang trọng. Và có dấu ấn riêng nhằm tạo được sức hút cho người xem.

Xác định được người nhận

Doanh nghiệp cần phải làm rõ những đối tượng khách mời tham dự. Mà đơn vị hướng đến là ai khi tổ chức hội nghị khách hàng. Theo đó, quý doanh nghiệp cần liệt kê và xây dựng một danh sách khách mời cụ thể.

Việc xác định người nhận cần phải chính xác, đúng với tiêu chí và định hướng mà doanh nghiệp đặt ra. Trên cơ sở đó; quý doanh nghiệp cũng sẽ sử dụng hình thức thiệp mời phù hợp với các đối tượng này. Để tiến hành và chuẩn bị thư mời dự hội nghị khách hàng.

Khách hàng tham quan showroom
Khách hàng tham quan showroom

Phác thảo thư mời hội nghị khách hàng

Quý doanh nghiệp cần phác thảo mẫu thư mời dự hội nghị khách hàng Dựa trên những thông tin và ý tưởng đã được vạch ra ở những công đoạn trước. Nên tiến hành xây dựng từ 2 đến 3 mẫu thư theo phong cách và kiểu dáng khác nhau. Doanh nghiệp cũng cân nhắc lựa chọn mẫu thiết kế nào đẹp, phù hợp nhất.

Kiểm tra thư mời hội nghị khách hàng

Quý doanh nghiệp cần lưu ý đừng quên công đoạn kiểm tra lại toàn bộ công tác và chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng. Tất cả mọi thông tin, hình ảnh trong thư đều phải được rà soát một cách kĩ càng. Để tránh những sai sót không đáng có. Đặc biệt là những thông tin về khách mời như tên họ, chức vụ,được đề cập trong thư phải chính xác. Bởi trong tất cả mọi lỗi sai dường như đây là lỗi nặng nhất. Khiến khách mời dễ phật ý và cảm giác không được tôn trọng.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng đừng quên kiểm tra lại số lượng thư mời đã đủ theo như danh sách đã đưa ra hay chưa. Có như vậy thì hiệu quả tổ chức hội nghị khách hàng mới phần nào được đảm bảo.

Gửi thư mời

Và bước cuối cùng trong quá trình chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng đó chính là gửi thư mời. Thế nhưng nó có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của tất cả các công đoạn trước đó.

Cụ thể là thư mời phải gửi đúng đối tượng, đúng địa chỉ của các cá nhân hay tổ chức được mời tham dự sự kiện. Và lưu ý, doanh nghiệp nên gửi thư trước ít nhất 1 tuần so với thời điểm tổ chức hội nghị khách hàng. Để đảm bảo khách mời tham dự đầy đủ. Bên cạnh đó, nó cũng hạn chế những rủi ro do việc gửi thư bị lỗi. Giúp doanh nghiệp có thêm thời gian để tiến hành các biện pháp khắc phục khác được kịp thời.

Việc chuẩn bị những tấm thư mời dự hội nghị khách hàng trang trọng và hoàn hảo. Sẽ là cách thức vô cùng hiệu quả trong việc mang tới thành công cho sự kiện. Nếu quý doanh nghiệp có thắc mắc hay gặp khó khăn gì trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng. Hãy liên hệ ngay với EMA Sài Gòn để được tư vấn và cung cấp các dịch vụ về sự kiện có chất lượng, hiệu quả nhất.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Comments for this post are closed.