Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng cũng giống như những sự kiện khác, cũng cần một quy trình bài bản để tổ chức hội nghị khách hàng, chuyên nghiệp. Nếu quy trình này không được xác lập, sẽ không thể rạch ròi trong từng khâu và công việc cần thực hiện. Gây khó khăn rất nhiều trong việc tổ chức.

Xác định mục đích của sự kiện

Xác định mục tiêu mà hội nghị hướng tới là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Để làm rõ được nội dung này; doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu xem họ hướng đến đối tượng nào? Với ý nghĩa gì? Lợi ích sau khi tổ chức là gì?

Lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp

2 yếu tố chủ chốt khi bắt tay vào tổ chức sự kiện là địa điểm, thời gian. Trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàngdoanh nghiệp cần có một thời điểm cụ thể. Để thuận tiện cho khách mời hơn, nên chọn ngày nghỉ hoặc buổi tối để thuận tiện cho khách mời hơn.

Bên cạnh đó, khi xác định được mục đích tổ chức. Chắc chắn doanh nghiệp sẽ chọn được địa điểm phù hợp.

Xin giấy phép theo quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Cần phải xin giấy phép hoạt động của chính quyền địa phương với bất kì mọi sự kiện lớn nhỏ nào. Đặc biệt là những sự kiện ngoài trời, có treo băng rôn quảng cáo.

Để thuận tiện trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Vấn đề xin cấp phép cần được thực hiện trước tiên ngay sau khi đã chọn được địa điểm.

Chi tiết xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng

Trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng yếu tố chính của kịch bản chi tiết là nội dung chính của toàn bộ sự kiện, nó ảnh hưởng đến thành công nhiều nhất.

Một kịch bản bao gồm toàn bộ các tiết mục, thời gian cụ thể, phân công nhân sự cũng như rủi ro cần tránh,… càng cụ thể càng dễ thực hiện.

Phân công và điều phối nhân sự

Việc phân công nhân sự sẽ được ghi chi tiết trong kịch bản như đã đề cập ở trên.

Đồng thời, tạo môi trường làm việc theo nhóm, phổ biến công việc của từng người. Có sự hỗ trợ, giám sát lẫn nhau một cách thuần tục, nhuần nhuyễn nhất. Tinh thần làm việc nhóm luôn được đề cao.

Gửi thư mời

Công đoạn tiếp theo của quy trình hội nghị khách hàng là gửi thư mời. Mục đích chính của thư mời không chỉ đơn thuần là thông báo địa điểm, thời gian. Mà còn thể hiện sự tôn trọng của nhà tổ chức với doanh nghiệp.

Để dễ dàng cho công việc chuẩn bị đồ ăn, thức uống, chỗ ngồi…và sự xác nhận từ phía khách hàng. Các nhà tổ chức nên gửi thư mời sớm, ít nhất là hai tuần khi sự kiện được tổ chức.

Chuẩn bị hoàn chỉnh trước chương trình

Cần set up chỉnh chu các khâu: dựng sân khấu – âm thanh , trang trí kháng đài kháng phòng, kê bàn ghế, thuê văn nghệ…Để thực hiện công tác chuẩn bị trước chương trình.

Trước khi chương trình bắt đầu, cần kiểm tra lại các hạng mục, chỉnh đốn toàn bộ nhân sự vòa vị trí được phân công, tổng duyệt văn nghê…Nhằm đảm bảo mọi thứ đi theo đúng kịch bản trước khi bắt đầu hội nghị.

Phục vụ, chăm sóc khách hàng khi chương trình kết thúc 

Khâu mang tầm quan trọng nhất sau mỗi sự kiện là phục vụ, chăm sóc khách hàng. Điều này sẽ cho doanh nghiệp biết hội nghị của mình có đạt được mục đích đề ra hay không.

Và đây cũng chính là cơ hội để thể hiện sự quan tâm của mình với khách hàng. Nâng cao hình ảnh và khắc ghi ấn tượng doanh nghiệp để thu hút khách hàng sau này.

Nắm rõ được quy trình tổ chức buổi hội nghị khác hàng thành công. Đội ngũ nhân viên EMA Sài Gòn luôn đồng hàng cùng doanh nghiệp thực hiện hóa quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Cùng với những trải nghiệm trực quan của mình. Chúng tôi tin chắc rằng sẽ đem đến cho quý khách dịch vụ trọn vẹn nhất!

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Comments for this post are closed.