Quy trình tổ chức Gala Dinner 6 bước thành công

Thuật ngữ Gala Dinner khá phổ biến hiện nay đối với các nhà doanh nghiệp. Việc tổ chức đêm tiệc Gala dinner nhằm mục đích gì? Những ý tưởng, kịch bản cho bữa tiệc cuối năm của doanh nghiệp là gì? Những điều gì cần lưu ý trong quy trình tổ chức Gala Dinner? Xin mời quý khách cùng EMA Sài Gòn tìm hiểu và giải đáp các thắc mắc về chủ đề này.

Quy trình tổ chức Gala Dinner

Gala dinner là sự kiện được tổ chức với mục đích ăn mừng, khen thưởng. Và tri ân khách hàng thường niên diễn ra hằng năm của doanh nghiệp.

Một bữa tiệc Gala thường bao gồm những hoạt động. Như trình bày về giải thưởng của doanh nghiệp, nhân viên của năm, tiết mục giải trí,…

Số lượng người tham gia thường từ 50 trở lên trong một sự kiện. Thông thường những đêm tiệc này sẽ có chủ đề riêng do doanh nghiệp đưa ra. Và những vị khách tham dự sẽ “diện” những trang phục theo chủ đề đó.

Quy trình tổ chức Gala Dinner 6 bước thành công
Quy trình tổ chức Gala Dinner 6 bước thành công

Ý nghĩa của đêm Gala Dinner

Việc tổ chức tiệc cuối năm sẽ đảm bảo nguồn đầu tư được đều đặn. Ngoài mục đích chính là tri ân khách hàng.

Thông qua sự kiện này doanh nghiệp có thể: giới thiệu sản phẩm mới. Và chia sẽ những tin tức về sự phát triển của dự án.

Không chỉ thế, các cổ đông và nhân viên sẽ an tâm và hào hứng hơn trong khi làm việc. Hoặc hợp tác với công ty từ những thông tin mà doanh nghiệp cung cấp.

Để một quy trình tổ chức Gala Dinner thành công cần 3 yếu tố này

  • Ý tưởng độc đáo

– Du lịch kết hợp với Gala Dinner

Doanh nghiệp muốn tận dụng cơ hội cuối năm giúp tinh thần của nhân viên thoải mái. Thì đây là một sự kết hợp hoàn hảo cho các doanh nghiệp.

Đồng thời đây cũng là một cơ hội tốt để cải thiện mối quan hệ tốt cho những thành viên trong công ty.

Doanh nghiệp có thể liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện khi thực hiện loại hình này. Để họ có thể hỗ trợ làm việc với những công ty du lịch phù hợp.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm cũng như thời điểm tổ chức tuỳ vào ngân sách và thời gian mà.

– Tiệc tất niên ngoài biển

Đây cũng là địa điểm dễ dàng tổ chức các thể loại team building. Với không khí mát mẻ, thoải mái sẽ khiến tâm tình của nhân viên tốt hơn.

Với những trò chơi trong hoạt động team building sẽ giúp tình đoàn kết của công ty được nâng cao. Thông thường với hình thức này thì các chủ doanh nghiệp nên tổ chức vào cuối tuần.

Quy trình tổ chức Gala Dinner 6 bước thành công
Quy trình tổ chức Gala Dinner 6 bước thành công

– Hội nghị tri ân khách hàng

Vào dịp cuối năm tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là thông lệ phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Chính vì thế kết hợp với tiệc đêm sẽ giúp cho buổi hội nghị thêm tính giao lưu và thân mật.

Tính chất chung của buổi lễ không thay đổi. Quy trình tổ chức Gala Dinner hội nghị tri ân trên cơ sở vẫn là buổi hội nghị khách hàng. Nhưng cách thức tiến hành và nội dung bên trong buổi hội nghị sẽ sinh động hơn và đa dạng đầy màu sắc hơn.

– Dạ tiệc cuối năm

Tiệc Gala Dinner cuối năm là dịp để doanh nghiệp nhìn nhận và đánh giá lại những hoạt động trong năm vừa qua sau khi kết thúc hành trình một năm thành công đầy những thử thách của doanh nghiệp.

Đây thực chất là buổi lễ tổng kết cuối năm. Nhưng với buổi tiệc cuối năm thì buổi lễ sẽ thêm thú vị. Bởi ngoài những số liệu thống kê, khen thưởng trách phạt thì buổi tiệc còn là buổi vui chơi giải trí. Đây sẽ là phần quà cuối năm ý nghĩa nhất của doanh nghiệp dành cho nhân viên của mình. Vì có sự góp mặt của toàn thể nhân viên trong công ty cùng với những tiết mục văn nghệ và trò chơi vui nhộn. Đây sẽ là phần quà cuối năm ý nghĩa nhất trong quy trình tổ chức gala dinner của doanh nghiệp dành cho nhân viên của mình.

4 bước tổ chức Year End Party tiêu chuẩn nhất
4 bước tổ chức Year End Party tiêu chuẩn nhất
  • Chủ đề ý nghĩa

– Dạ tiệc trắng đen sang trọng

Lấy cảm hứng từ những bữa tiệc năm 1966. Khách tham dự sẽ được yêu cầu mặc đồ đen hoặc trắng. Để phù hợp cho chủ đề của bữa tiệc có thể trang trí đơn giản bằng 2 tông màu trắng đen. Đồng thời bàn ghế, khăn trải, banner cũng sẽ được trang trí bằng tông đen, trắng.

– Giáng sinh

Thông thường vào cuối năm gần dịp giáng sinh sự kiện này sẽ được tổ chức. Chính vì thế các doanh nghiệp cũng thường kết hợp hai hoạt động này với nhau nhằm tiết kiệm chi phí. Và có thể đầu tư kỹ càng hơn cho các chương trình. Với tông màu chính là đỏ và trắng sẽ mang đến không khí vô cùng ấm áp cũng như sang trọng dành cho bữa tiệc.

– Thời Trung Cổ xa xưa

Với chủ đề Trung Cổ Cùng trở lại quá khứ với thời đại của các vị vua chúa, hoàng hậu và hiệp sĩ. Phong cách này sử dụng những món đồ trang trí xa xưa như lông thú, áo giáp…Màu vàng vương giả sẽ là tông màu chủ đạo. Các vị khách cũng sẽ trải nghiệm cảm giác khiêu vũ, nhảy múa trong một khung cảnh lãng mạn thời Trung Cổ.

  • Các tiết muc trong chương trình

– Tiết mục văn nghệ

Tiết mục văn nghệ bao gồm nhiều hình thức khác nhau như: nhảy, múa, ca hát, biểu diễn xiếc, kịch…

Nhằm tạo thêm hiệu ứng đám đông cho buổi lễ, doanh nghiệp có thể thuê những nghệ sĩ, ca sĩ biểu diễn. Ngoài ra, còn có thể tận dụng sự nổi tiếng của các ca nghệ sĩ đó để lan tỏa thương hiệu của doanh nghiệp đến công chúng. Cố gắng đặt lịch các nghệ sĩ, diễn viên trước một vài tháng. Điều này giúp nội dung tiết mục được chuẩn bị kỹ lưỡng hơn.

Kịch bản year end party đã cập nhật đến năm 2021
Kịch bản year end party đã cập nhật đến năm 2021

Bên cạnh đó, nhằm nâng cao tinh thần tập thể, thúc đẩy tính thi đua và cho mọi người cơ hội bộc lộ khả năng nghệ thuật của mình. Doanh nghiệp cũng có thể tạo sân chơi văn nghệ cho mọi thành viên trong công ty.

Tiết mục thể hiện từ chính các thành viên trong công ty sẽ là chất liệu quý báu của buổi lễ. Ngoài ra ban lãnh đạo cũng có thể biểu diễn ca hát dành tặng lại cho tất cả mọi người. Đây sẽ là tiết mục đắt giá nhất của buổi tiệc Gala Dinner.

-Trò chơi giao lưu

Các tiết mục trò chơi sẽ giúp cho buổi lễ thêm tính chất giao lưu giữa mọi người. Một số trò chơi doanh nghiệp có thể áp dụng cho buổi tiệc của mình như: Tam sao thất bản, chiếc ghế cuối cùng, bịt mắt ăn sửa chua

6 bước quy trình tổ chức Gala Dinner

  • Chủ đề và lên ý tưởng

Việc đầu tiên hãy lựa chọn cho bữa tiệc của mình một chủ đề trước khi muốn lên kịch bản chính. Chủ đề càng độc đáo, mới mẻ thì sẽ càng thu hút nhiều người tham dự hơn. Chủ đề cần dựa trên mục đích hướng đến của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tham khảo một số ý tưởng và chủ đề đã gợi ý bên trên.

Tham khảo: Gợi ý ý tưởng trong quy trình tổ chức gala dinner

  • Lên danh sách khách mời

Doanh nghiệp cần lên số lượng khách mời chính xác. Bằng cách liệt kê đầy đủ mọi khách mời từ các mức độ vì khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều yếu tố khác như địa điểm, thiệp mời, số lượng bàn tiệc, số lượng quà tặng…

Sau đó để khách mời có thể sắp xếp được thời gian cần thiết kế thư mời và gửi thiệp mời càng sớm càng tốt. Nếu không thể tham dự thì họ vẫn có thể phản hồi lại trong khoảng thời gian đó.

4 cách đánh giá dịch vụ year end party chuyên nghiệp
4 cách đánh giá dịch vụ year end party chuyên nghiệp
  • Địa điểm tổ chức

Doanh nghiệp có thể lựa chọn các địa điểm trong nhà hoặc ngoài trời tuỳ vào hình thức tổ chức và quy mô sự kiện. Địa điểm tổ chức tiệc trong nhà gồm có: Các trung tâm tổ chức hội nghị, các sảnh khách sạn lớn, nhỏ. Nhà hàng ẩm thực, nhà hàng buffet…

Địa điểm ngoài trời có thể kể đến một số hình thức như: Các bãi biển, khu du lịch văn hoá, khu du lịch tích hợp, không gian khách sạn ngoài trời

  • Thời điểm diễn ra

Thể loại chương trình cũng phụ thuộc vào thời điểm tổ chức . Theo quy trình tổ chức Gala dinner cuối năm thì sẽ tổ chức vào dịp cuối năm trước tết Tây 1 – 2 tuần. Còn nếu Gala tất niên thì nên tổ chức trước tết Ta khoảng 3 tuần. Vì mọi người còn phải sắp xếp công việc về quê.

  • Lựa chọn bàn tiệc menu

Vì bản chất của buổi tiệc theo quy trình tổ chức gala dinner là tiệc ăn tối. Thế nên bàn tiệc sẽ được chú trọng chi tiết. Thường sẽ có 2 hình thức đãi tiệc là tiệc truyền thống và tiệc buffet.

Mỗi bàn tiệc sẽ có từ 5 – 6 món: 2 món khai vị, 3 món chính và 1 món tráng miệng là đối với bàn tiệc truyền thống. Còn tiệc buffet sẽ có nhiều món hơn.

Tuỳ vào chất lượng món ăn mà doanh nghiệp có thể phân bổ số lượng món hợp lý. Thông thường là từ 12 món trở lên.

Doanh nghiệp cần khảo sát sở thích ăn uống của mọi người để lựa chọn menu bàn tiệc phù hợp. Hoặc lựa chọn những món được đặt nhiều nhất tại nơi cung cấp dịch vụ bàn tiệc.

Mẫu kịch bản chi tiết trong quy trình tổ chức Gala Dinner

Kịch bản chi tiết trong quy trình tổ chức Gala Dinner cần có đủ các hạng mục như sau:

  • Số thứ tự: Cho ban tổ chức biết được rằng có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang trình diễn là thứ mấy…
  • Thời lượng: Từ mấy giờ đến mấy giờ. Việc phân bổ thời lượng sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian sự kiện.
  • Tên tiết mục: Đây là bước phân loại các tiết mục, giúp dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình.
  • Nội dung: Phần nội dung là phần dẫn, lời giới thiệu của MC.
  • Người thể hiện: Tên người thể hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này. Để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
  • Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.

Với những thông tin mà EMA Sài Gòn đã cung cấp trên, hy vọng quý khách đã hiểu rõ được quy trình tổ chức Gala Dinner là gì và tầm quan trọng của sự kiện này. Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ của những công ty tổ chức sự kiện uy tín để đảm bảo được một đêm tiệc hoàn hảo. Hãy liên hệ ngay EMA Sài Gòn để được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Comments for this post are closed.