Quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chi tiết

Hội nghị tri ân khách hàng là một trong những dịp được cho là quan trọng bậc nhất đối với các công ty, doanh nghiệp. Vì đây là dịp tốt nhất để các công ty gửi lời cảm ơn và tri ân đến khách hàng của mình. Cũng như kéo dài mối quan hệ hợp tác giữa 2 bên. Ngoài ra, hội nghị còn giúp các doanh nghiệp mở rộng thêm mối quan hệ và tăng cường mối liên kết với khách hàng. Hiểu được tầm quan trọng của hội nghị tri ân khách hàng. EMA Sài Gòn muốn mang đến cho quý khách quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng những điều cần làm giúp cho một hội nghị thành công.

Trước khi diễn ra quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Đây chính là khoảng thời gian quan trọng nhất khi tổ chức một hội nghị tri ân khách hàng. Vì đó là lúc ban tổ chức bắt đầu lên những ý tưởng đầu tiên để tạo nên một chương trình thành công. Vậy trong thời gian này, quý khách sẽ cần chuẩn bị những gì?

  • Chọn thời gian tổ chức

Thường thì vào cuối tuần sẽ là khoảng thời gian thích hợp nhất. Để tổ chức một buổi hội nghị tri ân. Nếu tổ chức vào ngày thường, sẽ có rất nhiều vị khách có khả năng vướng bận lịch đi làm, lịch họp. Chính vì vậy, thứ 7 và chủ nhật thường sẽ là ngày hợp lý để tổ chức các chương trình. Tuy nhiên, tùy thuộc vào hoàn cảnh cũng như lịch rảnh của khách mời mà quý khách có thể linh hoạt trong khâu này.

  • Lên danh sách khách mời

Quý công ty cần xác định được số lượng khách mời chính xác. Để công tác chuẩn bị cũng như liên lạc gửi giấy mời trở nên thuận lợi hơn. Giấy mời nên được gửi đi ít nhất là trước 7 ngày khi hội nghị diễn ra. Vì điều này sẽ thuận tiện hơn cho những vị khách và họ có thể sắp xếp thời gian đến tham dự.

  • Chọn địa điểm tổ chức

Tùy thuộc vào quy mô chương trình và số lượng khách mời.  Mà quý doanh nghiệp xác định được nơi tổ chức hội nghị tri ân khách hàng phù hợp. Hiện nay, có rất nhiều trung tâm hội nghị được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu về hội nghị khách hàng. Chính vì vậy, sẽ có rất nhiều sự lựa chọn địa điểm đa dạng dành cho quý khách.

  • Phân công nhân sự

Việc phân công nhân sự hợp lí là rất quan trọng. Vì tất nhiên một điều rằng, chỉ một thành viên không thể làm nên một chương trình thành công được.

Quý công ty nên chia nhân sự ra thành các nhóm, mỗi nhóm phụ trách một mảng riêng trong chương trình. Vì việc này sẽ giúp cho hội nghị diễn ra suôn sẻ hơn và dễ dàng hơn.

  • Xây dựng kịch bản cho chương trình hội nghị tri ân khách hàng

Trong kịch bản, chương trình cần nêu được chi tiết về thời gian tổ chức. Các tiết mục sắp xếp theo thời gian, kịch bản mc, công việc dành cho các nhóm nhân sự. Đây có thể nói là phần chính trong giai đoạn này. Việc xây dựng được một kịch bản chương trình chỉnh chu không phải là việc dễ dàng. Đặc biệt, các tiết mục đó cần nêu bật lên chủ đề và mục đích của hội nghị tri ân, nhằm gây ấn tượng cho những vị khách tham dự.

Khi chương trình hội nghị khách hàng diễn ra

Đây là lúc mọi thứ mà quý công ty đã chuẩn bị từ trước chương trình sẽ được thực hiện. Trong khi diễn ra hội nghị, quý khách cần chú ý phân công nhân sự rõ ràng. Ví dụ như đón khách, dẫn chương trình, phục vụ bàn, lễ tân, đồ ăn,…Bên cạnh đó, bộ phận âm thanh ánh sáng cần có sự phối hợp ăn ý với ban tổ chức. Để điều chỉnh các thiết bị một cách phù hợp.

Để tránh sự nhầm lẫn khi đang chạy chương trình. Tất cả nhân sự của buổi hội nghị tri ân khách hàng cần nắm rõ kịch bản. Và đặc biệt, những đạo cụ cần để chạy chương trình. Hoặc những món quà để tặng cho khách hàng cũng cần được sắp xếp một cách hợp lý. Điều này sẽ giúp chương trình diễn ra trơn tru hơn.

Bài viết là quy trình các bước cần thiết để tổ chức hội nghị khách hàng. Ngoài ra, quý công ty cũng có thể thuê các bên công ty tổ chức sự kiện bên ngoài. Vì các công ty này sẽ giúp quý khách tổ chức chương trình sao cho phù hợp và thành công nhất. EMA Sài Gòn là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng tôi hân hạnh được hỗ trợ doanh nghiệp có được 1 buổi hội nghị tri ân khách hàng thành công nhất.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Comments for this post are closed.