Mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng dành cho doanh nghiệp

Một trong những sự kiện thường niên và quan trọng nhất của doanh nghiệp. Đó chính là tổ chức hội nghị khách hàng. Đây không chỉ là sự kiện tri ân thông thường. Mà nó còn có vai trò định hướng đến hình ảnh và truyền thông của doanh nghiệp. Vì vậy việc chú trọng xây dựng kế hoạch tổ chức chi tiết chương trình là việc làm hết sức cần thiết. Ngay sau đây, EMA Sài Gòn cũng xin giới thiệu đến quý khách phần sơ lược mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng. Phía lãnh đạo doanh nghiệp có thể tham khảo để triển khai sự kiện. Để quản lý sự kiện này một cách chủ động, hiệu quả hơn.

Lên ý tưởng kế hoạch hội nghị khách hàng

Trước hết, ban tổ chức cần xét đến 3 yếu tố cơ bản cấu thành một chương trình hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Đó là: tính sự kiện, tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng) và tính gắn liền với doanh nghiệp, khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện.

Đó có thể là một buổi hội nghị khách hàng bình thường. Hoặc hội nghị khách hàng kết hợp tiệc tất niên công ty. Tiếp đến, mọi người bắt tay vào tìm kiếm địa điểm và định thời gian tổ chức hội nghị. Tổ chức sự kiện trong nhà hoặc ngoài trời? Kéo dài trong bao lâu? Khách mời gồm những ai?

Ngoài ra, nên chuẩn bị trước việc lên ý tưởng và mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng. Có thể từ ít nhất là 3 tuần và đặt phòng trước 1 – 2 tháng. Để tránh tình trạng không tìm được chỗ. Do nhu cầu tổ chức tiệc sự kiện, vào thời điểm cuối năm thường tăng cao.

Lên danh sách khách tham dự

Số lượng người tham gia chương trình, luôn có ảnh hưởng trực tiếp đến rất nhiều yếu tố quan trọng khác của sự kiện. Như: việc tìm kiếm địa điểm tổ chức, chuẩn bị số thư mời, ngân sách quà tặng và thống nhất đặt tiệc. Và hơn thế, việc xác định được số lượng khách mời tham dự nó còn giúp đảm bảo được tính trang trọng. Và chỉnh chu trong quy trình đón tiếp và chăm sóc khách hàng.

Thiết kế và xây dựng kịch bản chương trình

Hiện nay có thể thấy được khi tổ chức bất kỳ chương trình sự kiện nào. Người ta đều phải dành thời gian bàn bạc và chuẩn bị kịch bản thật kĩ lưỡng và chi tiết. Trong đó các tiết mục và nội dung buổi hội nghị khách hàng sẽ được trình bày thành bảng. Với các đề mục được trình bày theo hàng ngang như sau:

  • Số thứ tự
  • Thời gian cho từng tiết mục
  • Tên tiết mục, để phân loại từng tiết mục, giúp cho việc chạy chương trình dễ dàng hơn
  • Nội dung lời nói MC
  • Người thể hiện hoặc người phụ trách. Phần này giúp MC có thể giới thiệu và mời đúng người phụ trách từng tiết mục
  • Lưu ý về chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng hoặc nhân sự cho các tiết mục

Chuẩn bị phần kịch bản như trên là yêu cầu bắt buộc. Đối với các mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng của doanh nghiệp hiện nay.

Bố trí nhân sự và trang thiết bị

Dù là trong bất kỳ lĩnh vực nào, yếu tố con người cũng luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó góp một phần không nhỏ vào tính chuyên nghiệp và hiệu quả của các sự kiện.

Ngoài ra, nhân sự cho chương trình hội nghị khách hàng bao giờ cũng phải có: quản lý sự kiện, MC chương trình. Và ekip kỹ thuật hỗ trợ để chạy chương trình, lễ tân, security, camera man,…

Các thiết bị, đạo cụ chủ yếu là các thiết bị như: âm thanh, ánh sáng, backdrop sân khấu. Và nhà bạt, bandroll, photo booth, gallery quảng cáo,…

Ngân sách dự trù cho sự kiện

Khi doanh nghiệp tiến hành xây dựng mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng. Thì vấn đề tiếp theo cần lưu ý đó chính là ngân sách. Thực tế, bài toán đau đầu cho những người làm sự kiện luôn là việc sử dụng ngân sách tổ chức sự kiện. Làm sao cho hiệu quả, tiết kiệm.

Với rất nhiều những hạng mục cần lưu ý như: tiền thuê địa điểm tổ chức, tiền thuê mua sắm trang thiết bị, dụng cụ trang trí. Ngoài ra còn có nhân sự, cát xê cho khách mời, quà tặng, thực đơn ăn uống,… Và theo đó, các khoản chi tiêu này phải được liệt kê một cách chi tiết một cách khoa học. Và đảm bảo hiệu quả tổ chức hội nghị sẽ đạt được tương xứng với mức kinh phí đã bỏ ra.

Trên đây là phần gợi ý chi tiết mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng của doanh nghiệp quý khách có thể tham khảo. Chúc quý khách và các bạn tổ chức được một chương trình hội nghị thành công tốt đẹp nhất. Mọi ý kiến thắc mắc hãy chia sẻ với công ty EMA Sài Gòn để được giải đáp và tư vấn hiệu quả nhất.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Comments for this post are closed.