Một trong những cách thức chăm sóc khách hàng hiệu quả đó là tổ chức hội nghị khách hàng. Cũng là hoạt động thường niên của nhiều doanh nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo, bằng những kiến thức, kỹ năng quý giá tích lũy được. EMA Sài Gòn chia sẻ cùng bạn một số kinh nghiệm cần lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng, giúp bạn có kinh nghiệm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp và hiệu quả.
MỤC LỤC
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện có chủ đề
Để tổ chức thành công một sự kiện hội nghị khách hàng. Việc lên bản thảo và kế hoạch tổ chức chi tiết là điều tiên quyết. Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp đảm bảo tiến độ công việc và khả năng thực hiện tốt chương trình đến bước cuối cùng. Trong kế hoạch tổ chức cần có: proposal , checklist hạng mục, bảng event rundown, kịch bản MC,……
Ngoài ra, sự kiện cần có một chủ đề rõ ràng gắn liền với mục tiêu hướng đến của chương trình. Dể có thể dẫn dắt câu truyện mà doanh nghiệp muốn gửi gắm đến khách mời tham dự. Chủ đề cần ngắn gọn, thể hiện rõ mục đích và kết hợp lợi ích của khách mời.
Quản lí ngân sách tổ chức hội nghị chuyên nghiệp tối ưu
Để tổ chức được một buổi hội nghị khách hàng thành công với ngân sách được sử dụng tối ưu. Bất kể dù lớn hay nhỏ, bạn cần phải biết quản lý tài chính hiệu quả.
Dựa vào quy mô, đối tượng khách mời, mục đích của sự kiện cùng khoảng ngân sách hiện có. Bạn cần xác định rõ những hạng mục nào cần được chi tiền nhiều hơn để giúp chương trình được chất lượng. Hạng mục nào không quan trọng thì tiêu giảm để chi phí được tối ưu hiệu quả.
Ví dụ: một buổi hội nghị có những phần quan trọng bạn nên đầu tư như sử dụng màn hình Led. Thay vì dùng máy chiếu, các món quà tặng cho khách hàng. Ngoài ra, bạn không nên dùng hệ thống âm thanh ánh sáng có sẵn trong các khách sạn, trung tâm tiệc cưới khi tổ chức các sự kiện. Với quy mô tham dự lớn vì thiết bị ở đây phục vụ với quy mô cơ bản. Bạn nên thuê âm thanh ánh sáng cùng nhân viên kĩ thuật chuyên nghiệp để giúp chương trình được thành công đến bước cuối cùng. Thay vào đó một số hạng mục bạn có thể cắt giảm như PGs , hoa cài áo,…..
Đảm bảo lịch trình chính xác khi tổ chức hội nghị chuyên nghiệp
Một yếu tố quan trọng cần có khi tổ chức hội nghị khách hàng thành công đó là việc lên lịch trình thực hiện cần đúng deadline đặt ra. Xuyên suốt quá trình trước, trong và sau khi thực hiện sự kiện, bạn cần phải đề ra những nội dung, hạng mục, công việc cần thực hiện xong vào đúng thời gian đã được quy định cho những bộ phận chịu trách nhiệm các phần việc đó. Việc này giúp cho bạn có thể quản lý và thực hiện chương trình dễ dàng và hoàn hảo hơn.
Mời Chuyên gia, Kols , Influencer tham dự hội nghị
Đây là một công đoạn rất quan trọng. Một diễn giả hay sẽ làm cho buổi hội nghị, hội thảo lôi cuốn, ấn tượng và hấp dẫn cùng với sự xuất hiện của các nhân vật Kols , Influencer tất ca sẽ góp phần cho chương trình trở nên thành công. Lời nói từ những chuyên gia hoặc những người nổi tiếng luôn có sức nặng hơn các thông điệp. Sử dụng lợi thế này sẽ giúp cho tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao
Tuy nhiên cần có danh sách câu hỏi và kịch bản cho diễn giả. Tránh được sự bối rối cho khách mời và mất thời gian hơn dự kiến. Đồng thời nên sử dụng tên tuổi của các chuyên gia khi đăng thông cáo; thiết kế banner để thu hút thêm khách mời.
Quảng bá truyền thông cho sự kiện
Đối với các buổi hội nghị, hội thảo ra mắt giới thiệu sản phẩm mới thì bạn phải dành nhiều thời gian đầu tư cho công tác truyền thông hơn. Để khách hàng có thể biết đến sản phẩm cũng như thương hiệu của công ty bạn nhanh chóng. Bạn có thể tham gia vào một số kênh truyền thông. Email marketing, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… Và nói rõ nội dung cuộc hội nghị, hội thảo về mục đích gì, miễn phí hay thu phí, các chương trình khuyến mãi, quà tặng…
CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]
