Khách hàng tham dự hội thảo

Kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp

Hình thức quảng bá sản phẩm, dịch vụ, cũng như các hình thức chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức của mình được gọi chung là tổ chức hội nghị khách hàng với kịch bản tổ chức hội nghị chi tiết.

Sự kiện này nhằm thu hút người tiêu dung mới, khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, còn mang ý nghĩa tri ân khách hàng.

Muốn tổ chức hội nghị hội thảo thành công phải làm thế nào? Nội dung dưới đây giúp quý khách hiểu thêm về vấn đề này.

MỤC LỤC

Thế nào Hội Nghị Khánh Hàng

Định nghĩa

Một sự kiện do doanh nghiệp tổ chức hàng năm với khách mời chính là khách hàng hoặc các đối tác chiến lược của doanh nghiệp. Nhằm gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết; quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cũng như thăm dò ý kiến khách hàng để phát triển hoạt động kinh doanh. Từ đó doanh nghiệp có thể gia tăng sự gắn kết với khách hàng và thu hút khách hàng mới để tăng cường sức cạnh tranh. Được gọi là Hội nghị Khách hàng.

Mục tiêu

  • Tạo ra sức cạnh tranh cho doanh nghiệp,
  • Gặp gỡ, giao lưu với đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền,
  • Tăng cường, mở rộng mối quan hệ,
  • Nâng cao hình ảnh và sản phẩm thương hiệu của công ty, doanh nghiệp mình.

Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những phương thức tri ân khách hàng được các doanh nghiệp lớn áp dụng phổ biến nhất hiện nay. Phù hợp với những doanh nghiệp có đối tượng khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp hoặc đối tác lớn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể gửi lời tri ân tới tất cả khách hàng thân thiết một cách hiệu quả nhất.

Các doanh nghiệp cần xác định đúng và đủ quy trình tổ chức để có một buổi lễ thành công tốt đẹp.

Các hình thức tiêu biểu của tổ chức Hội nghi, Hội thảo khách hàng

Ngày nay, có khá nhiều hình thức tổ chức hội thảo, hội thảo tùy thuộc vào mục đích chính của sự kiện. Trong đó, có 5 hình thức hội thảo điển hình và 4 hình thức hội nghị phổ biến sau đây:

5 loại hình kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo

– Khoa học

Hội thảo khoa học là hình thức hội thảo tổ chức nhằm để thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Không mang quá nhiều ý nghĩa về quảng bá hình ảnh doanh nghiệp. Tại đây là cơ hội để thảo luận, trình bày, công bố, báo cáo giữa các chuyên gia, diễn giả với những người cùng trong lĩnh vực chuyên môn.

– Workshop

Là cơ hội cho các workshop chia sẻ thông tin, kiến thiết trong cùng lĩnh vực nhất định với nhau như ngân hàng, marketing, tài chính,…Ngoài ra còn kèm thêm các phần trình diễn, diễn giải thực tế để người tham gia có thể hiểu rõ thông tin hơn. Thông thường, tại các buổi Workshop có mô quy nhỏ chỉ từ 10-20 người tham dự.

Sự chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị sự kiện, thiết bị chuyên ngành là vô cùng quan trọng.

Tổ Chức Hội Thảo STCPHARCO Hành Động Vì Sức Khoẻ Khách Hàng
Tổ Chức Hội Thảo STCPHARCO Hành Động Vì Sức Khoẻ Khách Hàng

– Du học

Hội thảo du học được tổ chức nhằm mang đến câu trả lời giải đáp các thắc của người tham dự vấ đề về du học, học bổng, môi trường học tập cũng như cuộc sống tại nước ngoài.

Với mục đích tìm kiếm khách hàng và mang ý nghĩa chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty, doanh nghiệp chuyên về du học.

– Tập huấn

Mục tiêu của các buổi tập huấn nhằm nâng cao kiến thức, cũng như truyền đạt kinh nghiệm thực tập thực tiễn cho nhân viên để chất lượng công việc tốt hơn. Hình thức Hội nghị Tập huấn thường diễn trong ban ngành, nội bộ tổ chứ và có quy mô lớn hơn Workshop.

Đội ngũ nhân viên , các phương án chuẩn bị và backup được đảm bảo. Vì thông thường, buổi Hội thảo Tập huấn thời gian diễn ra khá dài.

– Hội thảo chuyên đề chuyên môn

Các buổi thảo luận chuyên đề chuyên môn chỉ có duy nhất một diễn giả và chỉ xoay quanh một chủ đề chính. Vấn đề này sẽ liên quan đến thực tiễn trong công việc, cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.

Yếu tố quan trọng hàng đầu vẫn là trang thiết bị.

4 Hình thức tổ chức hội nghị

– Tri ân khách hàng

Mang thông điểm cám ơn đến với những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp là mục đích chính của hình hội nghị này.

Phần đón tiếp và chăm sóc khách hàng luôn phải được đặt lên hàng đầu. Vì đây là sự kiện quan trọng về mặt hình thức và nội dung.

Khách hàng tham dự hội thảo
Khách hàng tham dự hội thảo

– Giới thiệu về sản phẩm mới

Giống với tên gọi, sự kiện mang mục tiêu giới thiệu những sản phẩm chiến lược tới công chúng, phía truyền thông và đối tác. Nhằm xây dựng bước đệm cho sự bày bán thành công của sản phẩm mới.

Việc lên kế hoạch trang trí, làm nội dung chương trình cũng như trải nghiệm sản phẩm luôn phải được lên kế hoạch rõ ràng là vô cùng quan trọng.

– Sơ kết – Tổng kết cuối năm

Là sự kiện quan trọng được diễn ra thường niên, nhằm công bố kết quả kinh doanh, các dự định kế hoạch trong năm tiếp theo, cũng như tình hình phát triển của công ty trong năm vừa qua.

Với mục đích như trên, sự kiện này yêu cầu đầu tư kĩ phần nội dung, trang bị âm thanh ánh sáng nhiều hơn. Không đặt nặng về mặt hình thức.

– Hội nghị thượng đỉnh

các cuộc hội nghị của các nguyên thủ quốc gia hoặc người đứng đầu chính phủ nhằm thảo luận về các vấn đề kinh tế, chính trị giữa các nước với nhau.

Với sự kiện mang tính chất quan trọng này, cần phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng về mặt hình thức và nội dung, tránh thiếu sót.

Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo phổ biến

-Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Khách hàng là yếu tố thành công nhất của sự kiện Hội nghị. Việc xác định sai đối tượng sẽ mang đến kết quả không như mong đợi.

Chân dung khách hàng sẽ được xác định thông qua sản phẩm của doanh nghiệp:

Giới tính

Độ tuổi

Công việc

Sở thích

Mức thu nhập

Khu vực sinh sống

Tình trạng hôn nhân

Ví dụ sản phẩm sữa ENSURE cho người tiểu đường:

Giới tính: nam và nữ

Độ tuổi: từ 35 tuổi trở lên

Tình trạng sức khỏe: bệnh tiểu đường

-Thời gian tổ chức Hội nghị Hội thảo

Thường buổi hội nghị sẽ diễn ra vào cuối tuần. Đây là thời gian thích hợp nhất để khách mời có thể tham dự.

Lưu ý, quý doanh nghiệp nên lựa chọn khung giờ phù hợp để khách mời thuận tiện đi lại, tránh các giờ cao điểm nghẹt tắt đường. Một số khung giờ hợp lý nhất :

8h – 10h sáng

14h – 16h chiều

18h – 20h tối

-Xác định địa điểm diễn ra chương trình Hội nghị

Quý khách cần lưu ý các điều sau khi lựa chọn địa điểm tổ chức Hội nghị:

-Số lượng khách mời

Dựa vào chỉ số người tham dự được đề ra, để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp :

+ Số khách mời từ 700 đến 1000 trở lên

Khách sạn 5 sao

Nhà hàng sân vườn rộng

Khu resort

+ Số lượng khách mời từ 200 đến 600

Trung tâm hội nghị tiệc cưới

Phòng họp hoặc khách sạn 3-4 sao

Chí phí tổ chức

Để xác định đúng quy mô của sự kiện. Qúy khách cần hoạch định được ngân sách tài chính.

Các trung tâm sự kiện sẽ có phần báo giá chi tiết để quý khách đo lường và cân đối. Nếu thuê bên các tổ chức sự kiện.

  • Mức giá dao động tại các khách sạn 5 sao:

800.000 – 1.000.000 VND/ 1 người/ 1 ngày

  • Tại các khách sạn 4 sao trở xuống, quý khách có thể thuê:

300.000 – 500.000 VND/ 1 người/ 1 ngày

Hoặc 8.000.000 – 10.000.000 VND/ 1 phòng / 1 ngày (sức chứa dưới 100 khách)

Xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

Kịch bản quy trình tổ chức hội thảo – hội nghị tri ân khách hàng gồm kịch bản chi tiết và kịch bản sơ lược.

Kịch bản chi tiết

Kịch bản không tốt có thể dẫn đến nhiều hệ lụy xấu:

  • Không tập trung khiến buổi sự kiện trở nên không được suôn sẻ
  • Khách mời không hiểu được thông điệp
  • Hiệu quả chuyển đổi không cao
  • Khách hàng cảm thấy buồn chán

Do đó, sự chuẩn bị kĩ lưỡng phần kịch bản là điều thiết yếu. Kịch bản chi tiết gồm :

  • Các lời nói, dẫn dắt của MC
  • Công việc cho các ekip, bố trí thời gian cụ thể…

Nội dung Kịch bản cần thể hiện được:

  • Phần nào diễn trước, diễn sau
  • Điểm nhấn ở đâu nhằm tri ân khách hàng, gây ấn tượng
  • Thông điệp truyền đạt tới khách hàng là gì?

Kịch bản sơ lược

Bao quát hết tất cả các chương trình diễn ra xuyên suốt buổi sự kiện.

  • Các hạng mục, phần, các tiết mục trình diễn
  • Thời gian các hạng mục

Để phối hợp đảm bảo các khâu diễn ra đúng kịch bản. Phụ thuộc vào sự quản lí bởi người điều hanh và các bộ phận âm thanh ánh sáng.

 Phân công điều phối công việc, lên kế hoạch tổ chức

Thiết lập kế hoạch tổ chức, phân công cho các thành viên

  • Đưa ra checklist cụ thể.
  • Xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng thành viên.
  • Kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên.
  • Quan sát cẩn thận, chu đáo từng công việc cần được chuẩn bị.

Phân bố hợp các nhóm nhân sự

Nhóm tiền kỳ phụ trách đối ngoại gồm:

  • In thư mời cho khách hàng
  • Chuẩn bị đầy đủ tìa liệu
  • Chọn lựa địa điểm
  • Xin giấy phép…

Nhóm phụ trách hậu cần:

  • Setup hội trường
  • Sắp xếp quà tặng, phương tiện đi lại…
  • Kiểm tra và lắp đặt thiết bị
  • Bộ phận kỹ thuật tiến hành tháo dỡ và thu dọn các thiết bị, dụng cụ khi hội nghị kết thúc.
  • Kiểm soát tối đa tình trạng thất lạc, mất đồ

Nhóm phụ trách việc đón khách:

  • Lễ tân đón khách
  • Phát tài liệu đã chuẩn bị cho khách tham dự.
  • Đưa khách vào hội trường…
  • Sắp xếp vị trí
  • Hỗ trợ khách mời

    Bố trí không gian tổ chức

  • Khẩu hiệu chào mừng tại cửa ra vào, nơi đón tiếp
  • Backdrop sân khấu
  • Banner sự kiện
  • Trang trí kháng phòng hội nghị
  • Hội nghị có quy mô lớn cần có bảng chỉ dẫn cụ thể cho khách hàng

Các công việc khác cần chuẩn bị

  • Ghi hình
  • Lắp đặt và kiểm tra thiết âm thanh, ánh sáng.
  • Đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng, các tiết mục trình diễn khác…
  • Sắp xếp khu vực lễ tân

Ví dụ: sản phẩm về sữa thì cần chuẩn bị catalogue, brochure hay thiệp mời bằng passport…

Kết thúc hội nghị

Sau khi hội nghị kết thúc, quý doanh nghiệp sẽ trao tặng những phần quà lưu niệm gửi tới khách hàng.

Quà tặng có thể là sản phẩm của quý doanh nghiệp, có logo của doanh nghiệp hoặc liên quan đến nội dung sự kiện.

Kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách chuyên nghiệp

Kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường bao gồm:

  • Phần giới thiệu
  • Phần trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ mới
  • Phần trao đổi, thảo luận,
  • Các tiết mục phụ (văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng)
  • Phần tiệc, bữa ăn phụ

      Lên chủ đề cho chương trình

 Tùy vào mục đích tổ chức, thông điệp gửi tới người tham dự sẽ quyết định cho việc lên nội dung chính và chủ đề ( topic ).

Chủ đề ngắn ngọn, thể hiện rõ mục đích và kèm theo lợi ích của khách mời.

Ví dụ: một buổi hội thảo du học nên chọn chủ đề: “du học cần biết gì? Cơ hội nhận học bổng toàn phần tại úc”

Khách mời chuyên gia giúp tạo sự tin tưởng

Những lời nói từ chuyên gia hoặc những người nổi tiếng luôn có sức nặng về thông điệp. Tuy nhiên cần có danh sách và câu hỏi cho diễn giả. Tránh được sự bối rối cho khách mời và đỡ tốn thời gian. Đồng thời nên sử dụng tên tuổi các chuyên gia đăng thông báo, thiết kế bên banner thu hút khách mời.

Địa điểm và tiện ích đi kèm phòng hội nghị

Khách mời sẽ khó theo dõi nếu không gian quá lớn, không khí của hội thảo sẽ bị loãng. Không gian quá nhỏ sẽ khiên người tham gia không thoải mái.

Kiểm tra tiện ích đi kèm đia điểm cung cấp giúp dự trù chi phí cho tất cả các vật dụng cần thiết, những vật dụng cần thiết cần bổ sung.

Truyền thông cho sự kiện

Những kênh truyền thông hiệu quả nhất:

  • Facebook
  • Website
  • Email
  • Điện thoại
  • Báo mạng

Khách mời ảo chính là mặt trái của các công cụ này, dù dung hình thức quảng bá nào hãy luôn gọi điện xác nhận và gửi thư mời

Thời gian truyền thông gần sẽ ngày sẽ khiến khó khăn cho việc sắp xếp thời gian

Truyền thông sớm khiến sức nóng hội nghị giảm

Thông thường nên thông báo sự kiện trước 1 đến 2 tuần.

Lấy thông tin người tham dự

có thể ngay thời điểm tham dự khách mời chưa có như cầu sử dụng dịch vụ sản phầm, hãy lưu lại để tiến hành remarketing.

Hình thức lấy thông tin:

  • Điền form
  • Email
  • Thẻ thành viên

Với những thông tin về kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo, EMA Sài Gòn sài gòn hy vọng có thể góp phần mang đến cho quý khách buổi lễ thành công và hiệu quả nhất.

Là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. EMA Sài Gòn sài gòn luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách trong bất kì sự kiện nào. Hãy liên hê ngay chúng tôi để được hỗ trợ tận tình nhất.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Comments for this post are closed.