HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CHUYÊN NGHIỆP

Tổ chức hội thảo, hội nghị là một trong những sự kiện quan trọng được tổ chức thường niên ở các doanh nghiệp. Các buổi hội thảo, hội nghị là cơ hội để doanh nghiệp giao lưu với khách hàng, tiếp nhận được những mong muốn của khách hàng về sản phẩm của công ty. Cùng nhau chia sẻ những tồn tại, thu thập thông tin từ nhiều phía để nâng cao nhận thức vấn đề. Hướng dẫn tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp để cải thiện chất lượng của doanh nghiệp.

Một số loại hình tổ chức hội thảo hội nghị khách hàng

  • Loại hình tổ chức hội nghị
  • Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới
  • Hội nghị tri ân khách hàng
  • Hội nghị sơ kết, tổng kết cuối năm
  • Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển
  • Loại hình tổ chức hội thảo
  • Hội thảo chuyên ngành
  • Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm
  • Hội thảo du học

Hướng dẫn tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

  • Xác định chủ đề và đối tượng tham dự khi hướng dẫn tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

Để có một chương trình hội nghị thành công. Bước đầu tiên doanh nghiệp cần xác định mục tiêu chính của sự kiện. Từ mục tiêu đó, chúng ta sẽ xây dựng một chủ đề thống nhất cho sự kiện. Để có thể thu hút được khách hàng và dễ dàng hơn cho khâu lên ý tưởng tổ chức.

Khi đã xác định được mục tiêu và chủ đề chương trình. Chúng ta sẽ lên danh sách khách hàng tham dự phù hợp. Xác định sai đối tượng khách hàng sẽ không mang lại kết quả như mong đợi. Các bạn có thể  xác đinh được đối tượng khách hàng. Dựa vào các tiêu chí như : độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, mức thu nhập, sở thích, tình trạng hôn nhân.

  • Xác định thời gian và địa điểm tổ chức.

Thông thường, các sự kiện hội nghị của công ty được tổ chức vào thời gian cuối tuần để khách mời có thể dễ dàng sắp xếp đến tham dự đầy đủ. Sự kiện thường được tổ chức vào các khung giờ : 9h – 12h ; 14h – 17h ; 18h – 21h

Về địa điểm tổ chức, doanh nghiệp nên có kế hoạch lựa chọn địa điểm trước 1 – 2 tháng để đảm bảo có thể chọn được địa điểm phù với hợp chương trình và kinh phí của doanh nghiệp. Để xác định được vị trí địa điểm phù hợp, công ty phải xác định được quy mô, số lượng khách mời tham dự và dự trù phần kinh phí cho việc thuê địa điểm.

Đối với các sự kiện lớn với số lượng khách mời 500 – 1000 khách, chúng ta có thể lựa chọn các trung tâm hội nghị, khách sạn 5 sao, khu resort với mức giá trung bình dao động từ 700.000 – 1.000.000 VND/ 1 người / 1 buổi.

Đối với các sự kiện nhỏ có quy mô dưới 100 hoặc dưới 500 khách, chúng ta có thể lựa chọn các phòng hội nghị nhỏ ở các khách sạn 3 sao, 4 sao, các trung tâm tiệc cưới với mức giá trung bình dao động từ 300.000 – 600.000VNĐ/ 1 người/ 1 buổi hoặc từ 8.000.0000 – 15.000.000VNĐ/ 1 phòng họp ( sức chứa dưới 100 khách )/ 1 buổi.

  • Lên ý tưởng, kịch bản chi tiết chương trình

Các chương trình hội nghị, hội thảo là sự kiện thường niên. Mỗi doanh nghiệp đều tổ chức ít nhất 1 lần trong năm, có những doanh nghiệp tổ chức 2 – 3 lần. Vì vậy , khi tổ chức hội nghị, chúng ta cần có những ý tưởng, kịch bản chương trình hấp dẫn, thu hút. Thì mới có được 1 hội nghị thành công, ấn tượng với khách hàng.

Đa phần những công việc liên quan đến ý tưởng và kịch bản; cũng như là cách dàn dựng sâu khấu đều được ủy thác bởi các công ty tổ chức sự kiện. Đây là những đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, họ sẽ luôn tràn đầy những ý tưởng mới lạ, giúp cho buổi hội nghị hội thảo trở nên thu hút hơn.

  • Tập duyệt chương trình và kiểm tra các khâu trước khi sự kiện bắt đầu

Chương trình hội nghị, hội thảo là một sự kiện rất quan trọng với hình ảnh thương hiệu công ty. Do đó các hạng mục setup chương trình cần hoàn thành trước thời gian diễn ra sự kiện ít nhất 2 tiếng. Trong đó 1 tiếng rưỡi còn lại để chạy thử toàn bộ chương trình. Nửa tiếng còn lại để các bộ phận được phân công nhiệm vụ chuẩn bị vô vị trí của mình để bắt đầu chạy sự kiện.

Bên cạnh đó, chúng ta cần có những phương án dự phòng cho những trường hợp, tình huống bất ngờ xảy ra để sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thành công.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Comments for this post are closed.