Thư mời cho hội nghị khách hàng

Sự kiện có tính thường niên tại các doanh nghiệp hiện nay là tổ chức hội nghị khách hàng. Đây là chương trình có tính kết nối trực tiếp giữa doanh nghiệp với các khách hàng của mình. Tuy nhiên cần phải có những bức thư mời để khách hàng biết và tới tham dự sự kiện. Dưới đây sẽ là các bước tiến hành chuẩn bị thư hiệu quả. Được EMA Sài Gòn tổng hợp để gửi tới quý doanh nghiệp tham khảo.

Khách hàng tham dự hội thảo
Khách hàng tham dự hội thảo

Xác định nội dung, truyền tải thông điệp trong thư mời

Xác định nội dung và thông điệp thư cần truyền tải là bước đầu vô cùng quan trọng. Trong việc chuẩn bị thư mời dự hội nghị khách hàng. Ngoài ra, thư mời phải đưa ra được những thông tin cơ bản. Ngắn gọn và bao quát những nội dung sự kiện. Các thông tin cần phải giúp khách mời bước đầu nắm bắt được chủ đề mục đích tổ chức hội nghị khách hàng. Bên cạnh đó, nội dung thư cũng phải đảm bảo tính trang trọng. Và có dấu ấn riêng nhằm tạo được sức hút cho người xem.

Xác định được người nhận

Doanh nghiệp cần phải làm rõ những đối tượng khách mời tham dự. Mà đơn vị hướng đến là ai khi tổ chức hội nghị khách hàng. Theo đó, quý doanh nghiệp cần liệt kê và xây dựng một danh sách khách mời cụ thể.

Việc xác định người nhận cần phải chính xác, đúng với tiêu chí và định hướng mà doanh nghiệp đặt ra. Trên cơ sở đó; quý doanh nghiệp cũng sẽ sử dụng hình thức thiệp mời phù hợp với các đối tượng này. Để tiến hành và chuẩn bị thư mời dự hội nghị khách hàng.

Khách hàng tham quan showroom
Khách hàng tham quan showroom

Phác thảo thư mời hội nghị khách hàng

Quý doanh nghiệp cần phác thảo mẫu thư mời dự hội nghị khách hàng Dựa trên những thông tin và ý tưởng đã được vạch ra ở những công đoạn trước. Nên tiến hành xây dựng từ 2 đến 3 mẫu thư theo phong cách và kiểu dáng khác nhau. Doanh nghiệp cũng cân nhắc lựa chọn mẫu thiết kế nào đẹp, phù hợp nhất.

Kiểm tra thư mời hội nghị khách hàng

Quý doanh nghiệp cần lưu ý đừng quên công đoạn kiểm tra lại toàn bộ công tác và chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng. Tất cả mọi thông tin, hình ảnh trong thư đều phải được rà soát một cách kĩ càng. Để tránh những sai sót không đáng có. Đặc biệt là những thông tin về khách mời như tên họ, chức vụ,được đề cập trong thư phải chính xác. Bởi trong tất cả mọi lỗi sai dường như đây là lỗi nặng nhất. Khiến khách mời dễ phật ý và cảm giác không được tôn trọng.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng đừng quên kiểm tra lại số lượng thư mời đã đủ theo như danh sách đã đưa ra hay chưa. Có như vậy thì hiệu quả tổ chức hội nghị khách hàng mới phần nào được đảm bảo.

Gửi thư mời

Và bước cuối cùng trong quá trình chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng đó chính là gửi thư mời. Thế nhưng nó có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của tất cả các công đoạn trước đó.

Cụ thể là thư mời phải gửi đúng đối tượng, đúng địa chỉ của các cá nhân hay tổ chức được mời tham dự sự kiện. Và lưu ý, doanh nghiệp nên gửi thư trước ít nhất 1 tuần so với thời điểm tổ chức hội nghị khách hàng. Để đảm bảo khách mời tham dự đầy đủ. Bên cạnh đó, nó cũng hạn chế những rủi ro do việc gửi thư bị lỗi. Giúp doanh nghiệp có thêm thời gian để tiến hành các biện pháp khắc phục khác được kịp thời.

Việc chuẩn bị những tấm thư mời dự hội nghị khách hàng trang trọng và hoàn hảo. Sẽ là cách thức vô cùng hiệu quả trong việc mang tới thành công cho sự kiện. Nếu quý doanh nghiệp có thắc mắc hay gặp khó khăn gì trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng. Hãy liên hệ ngay với EMA Sài Gòn để được tư vấn và cung cấp các dịch vụ về sự kiện có chất lượng, hiệu quả nhất.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Cách xây dựng kịch bản hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện rất quan trọng với mục đích gặp gỡ, đối thoại và thăm dò ý kiến khách hàng, đối tác. Đây cũng là dịp doanh nghiệp có cơ hội gây chú ý với truyền thông. Nhằm nâng cao hình ảnh và sản phẩm của mình. Vì vậy, doanh nghiệp nào cũng mong muốn có kịch bản hội nghị khách hàng cuối năm hoành tráng, thành công.

Tuy nhiên,  vẫn còn tồn tại một số trở ngại và khó khăn nhất định khi thực hiện quá trình này. Và bằng cách nào chúng ta phòng tránh và khắc phục đươc những điều này? Hãy cùng EMA Sài Gòn tìm hiểu nội dung bài viết sau đây.

Không có yếu tố mới lạ trong kịch bản hội nghị khách hàng

Theo đó, niềm tự hào lớn lao của doanh nghiệp luôn là các chương trình hội nghị cuối năm . Với sự tham gia của rất nhiều khách mời có địa vị và uy tín. Đó là lý do chúng ta không nên dùng lại những thứ rập khuôn, nhàm chán, kém sáng tạo. Nó sẽ làm cho chương trình nhanh chóng trở thành một nỗi thất vọng. Thay vì thế, các yếu tố mới lạ, độc đáo của kịch bản cần được chú trọng xây dựng. Để gây ấn tượng với khách mời và đồng thời gây tiếng vang nhất định đối với truyền thông.

Địa điểm tổ chức lựa chọn không phù hợp

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức không phù hợp cũng là thất bại. Có nghĩa là địa điểm lựa chọn không phù hợp và đáp ứng được nhu cầu về sức chứa cũng như vị trí đi lại không thuận tiện. Nói chung là gây khó khăn cho việc tham dự của các khách mời. Ban tổ chức chương trình hội nghị cuối năm nên có phương án khảo sát cụ thể, để hạn chế việc này và đảm bảo tính trang trọng của chương trình. Giúp cho mọi thứ được chuẩn bị và lên kế hoạch chỉnh chu ngay từ đầu. Địa điểm tổ chức phải đảm bảo về mặt diện tích và ở khu vực trung tâm. Có giao thông thuận tiện, nó có thể là trong nhà hoặc ngoài trời.

Nhân sự thiếu kinh nghiệm khi lên kịch bản hội nghị khách hàng

Nhân sự luôn là yếu tố then chốt tại bất kỳ sự kiện nào. Vì vậy, nếu chương trình được điều hành bởi đội ngũ nhân sự thiếu chuyên nghiệp và không đủ kinh nghiệm.

Sẽ không khó tránh khỏi những sai sót và sơ suất trong khi trực tiếp tổ chức đón khách. Gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính thành công của sự kiện. Và có thể cao hơn nữa chính là uy tín và bộ mặt của toàn thể doanh nghiệp.

Và để cho việc này không xảy ra. Cần có sự xem xét và lựa chọn phân công công việc cho hiệu quả, khoa học giữa các bộ phận nhân sự. Từ lễ tân, phục vụ, MC, đến các staff sân khấu và bên security.

Chỉ có như vậy mới đảm bảo được tiến độ và cũng như chất lượng làm việc. Của toàn bộ ekip chương trình hội nghị cuối năm.

Nhà tổ chức được lựa chọn không uy tín

Ngày nay chúng ta ngày càng có nhiều công ty tổ chức sự kiện lớn nhỏ. Mỗi nơi đều có ưu điểm và hạn chế riêng của nó. Cho nên cuối cùng vẫn là việc lựa chọn nhà tổ chức sao cho phù hợp.

Và điều duy nhất chúng tôi muốn lưu ý đến quý vị là không nên chọn lựa các nhà tổ chức thiếu kinh nghiệm và không đảm bảo uy tín. Đó là những đơn vị sẵn sàng phá giá thị trường để cạnh tranh. Giành giật khách hàng một cách hoàn toàn không lành mạnh.

Thường có câu  “tiền nào thì của nấy”. nên chúng ta đừng bao giờ vì ham cái rẻ. Mà chấp nhận vô vàn những rủi ro không đáng có cho chương trình của mình.

Công ty EMA Sài Gòn là công ty tổ chức sự kiện đã và đang khẳng định được uy tín của mình trong nhiều năm. Nếu quý vị có nhu cầu tổ chức chương trình hội nghị cuối năm chất lượng, hiệu quả. Đừng ngần ngại liên hệ công ty của chúng tôi để được tư vấn cụ thể và chi tiết nhất. Tại EMA Sài Gòn quý khách hàng sẽ được cam kết tiến độ và chất lượng công việc hoàn hảo nhất.

Trên đây là một số lưu ý dành cho những doanh nghiệp, khi tiến hành thực hiện chương trình hội nghị cuối năm. Quý vị có thể tham khảo khi có nhu cầu. Chúc quý vị và các bạn có được một chương trình thành công như ý muốn.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Tổng quan về hội nghị khách hàng

Một sự kiện không thể thiếu đối với các doanh nghiệp là tổ chức hội nghị khách hàng. Đây là yêu cầu rất thiết yếu giúp các doanh nghiệp có thể gắn kết với khách hàng nhiều hơn. Từ đó, thay đổi được cách thức làm việc, đưa ra những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất để phục vụ những khách hàng của mình. Các doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ hội nghị là gì? Cùng những ý nghĩa và tầm quan trọng của sự kiện này. Đối với tập thể công ty mình để tổ chức được một chương trình thành công và ý nghĩa nhất.

Định nghĩa hội nghị khách hàng

Có thể hiểu đơn giản nơi để doanh nghiệp gặp gỡ khách hàng của mình là hội nghị.

Nội dung của sự kiện là lấy ý kiến đóng góp, nhận xét và đánh giá của khách hàng. Về chất lượng, sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Từ đó, rút ra kinh nghiệm và tìm hiểu được mong muốn của khách hàng. Và cải thiện sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ của mình.

Hội nghị của khách hàng còn là nơi giúp cho các công ty tri ân đến khách hàng của mình đã luôn ủng hộ, đồng hành cùng công ty. Và dành tặng cho họ những ưu đãi đặc biệt.

Ý nghĩa của hội nghị khách hàng

Những hoạt động và nội dung của hội nghị của khách hàng đã nêu ở trên. Ngoài biết được hội nghị của khách hàng là gì, thì ý nghĩa của hội nghị cũng rất lớn. Tạo mối quan hệ bền chặt, gắn kết giữa doanh nghiệp với đối tượng khách hàng là mục đích chính của hội nghị. Bằng việc đưa ra những khảo sát về sản phẩm và chất lượng dịch vụ. Lấy ý kiến đóng góp, nhận xét, bình luận của khách hàng.

Doanh nghiệp sẽ biết được các mong muốn của khách hàng và biết được khách hàng đang nghĩ gì về mình. Từ đó mà thay đổi và điều chỉnh cách thức làm việc ra sao cho đạt hiệu quả tốt nhất.

Doanh nghiệp sẽ nghe được ý kiến phản hồi từ khách hàng bằng cách tổ chức thường xuyên. Ngược lại, khách hàng cũng sẽ có cơ hội để bày tỏ quan điểm và nhận xét. Thậm chí là đóng góp để giúp cho công ty ngày một thành công và phát triển hơn.

Việc tổ chức hội nghị có ý nghĩa quan trọng với cả 2 bên. Giúp cho mối quan hệ của công ty và khách hàng ngày càng bền chặt hơn. Từ đó cả 2 đối tượng đều nhận được những lợi ích nhất định. Cụ thể, công ty sẽ phát triển và có chỗ đứng trên thị trường, còn khách hàng sẽ có được những sản phẩm, chất lượng tốt nhất.

Tầm quan trọng đối với doanh nghiệp

Việc lắng nghe khách hàng là một yếu tố rất quan trọng. Nó quyết định được khách hàng có hài lòng với sản phẩm và chất lượng dịch vụ của mình hay không.

Để cải thiện phương thức làm việc, chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình không chỉ là lấy ý kiến đóng góp của khách hàng. Nó còn giúp cho các doanh nghiệp quan tâm đến khách hàng của mình nhiều hơn. Sự quan tâm đó sẽ làm cho khách hàng hài lòng và muốn gắn bó lâu dài với công ty, doanh nghiệp đó. Như vậy, để lấy được lòng tin và sự yêu mến của khách hàng. Là một nhiệm vụ rất quan trọng đối với doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị khách hàng.

Trên đây là những vấn đề mà doanh nghiệp cần biết và hiểu rõ hội nghị là gì? Từ đó có thể tổ chức được buổi sự kiện hội nghị của khách hàng theo đúng mục đích, ý nghĩa nhất.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Mẫu kịch bản hội nghị khách hàng

Một trong những sự kiện quan trọng được tổ chức để tìm kiếm, thu hút khách hàng mua hoặc sử dụng các sản phẩm mới của công ty. Đó gọi là chương trình hội nghị khách hàng. Đây được xem là một chiến lược marketing được thực hiện phổ biến hiện nay. Công ty cần xây dựng tốt cho kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng sắp tới. Để có thể tổ chức thành công sự kiện này. Từ đó giúp công ty có cơ hội tạo ấn tượng đối với các khách mời tham dự và có thể tăng doanh số bán hàng. Sau đây, EMA Sài Gòn xin giới thiệu tới quý khách mẫu kịch bản hội nghị khách hàng. Thường được rất nhiều công ty sử dụng trong nội dung bài viết dưới đây.

Xác định mục đích, mục tiêu và đối tượng khách hàng

  • Mục đích của chương trình

Để tạo cơ hội giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, với khách mời tham dự – bao gồm cả những khách hàng thân thiết và khách hàng tiềm năng. Chính là mục đích chính của sự kiện khách hàng.

Vì thế, cần lấy khách hàng làm trung tâm để làm mẫu chương trình hội nghị khách hàng. Xác định rõ mục đích sẽ là kim chỉ nam. Giúp công ty có thể triển khai công tác tổ chức chương trình như mong muốn. Và đạt được những kết quả tốt nhất.

  • Mục tiêu của chương trình

Công ty cần triển khai hai mục tiêu chính trong chương trình hội nghị khách hàng. Đó chính là chăm sóc tốt lượng khách hàng thân thiết và thu hút khách hàng tiềm năng.

Để chương trình thành công cần truyền tải tốt tính năng đặc trưng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Các chương trình khuyến mãi và gói bảo hành kèm theo nếu có. Đảm bảo toàn bộ khách hàng tham gia nắm rõ. Điều này tác động tới việc ra quyết định tiêu dùng phía khách hàng.

  • Đối tượng khách hàng

Cần xác định đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp, trong mẫu chương trình hội nghị khách hàng.

Ví dụ về tình hình tài chính chẳng hạn như: khi muốn bán các căn hộ cao cấp cần phải nhắm tới những khách hàng có thu nhập cao.

Công ty muốn đạt được mục đích cuối cùng đã đề ra cần xác định đúng đối tượng khách hàng.

Chi tiết mẫu kịch bản hội nghị khách hàng

Những mục đích chính sau của mẫu kịch bản hội nghị khách hàng:

  • Lên ý tưởng, kịch bản và địa điểm cho chương trình

Trong mẫu chương trình hội nghị khách hàng đây là bước quan trọng nhất. Giúp chương trình được tổ chức thành công, tạo được ấn tượng tốt với khách hàng.

  • Hoàn tất thủ tục hành chính

Để chương trình được diễn ra suôn sẽ, thuận lợi cần hoàn tất các thủ tục hành chính.

  • Hoạch định chi phí

Để đảm bảo triển khai được thành công mọi công đoạn khi tổ chức chương trình hãy đảm bảo chi phí được hoạch định đúng, đủ.

  • Phân bổ nhân sự

Cần rất nhiều nguồn nhân lực cho từng bộ phận để tổ chức một sự kiện.Vì thế cần lưu ý quý doanh nghiệp phân bổ nhân sự cho tốt trong mẫu chương trình hội nghị khách hàng. Để đảm bảo phát huy tốt các kế hoạch mà công ty muốn thực hiện.

  • Liên hệ với báo chí truyền thông

Công ty có thể mời các đơn vị truyền thông, báo chí trong chương trình hội nghị khách hàng. Nhằm quảng bá, truyền tải thông tin sản phẩm hoặc dịch đến công chúng nhiều hơn.

  • Đơn vị tổ chức sự kiện

Các công ty có thể hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Điều này cũng giúp công ty tiết kiệm được thời gian, công sức và dành thời gian thực hiện các nhiệm vụ khác.

Trên đây là mẫu chương trình hội nghị khách hàng. EMA Sài Gòn hi vọng quý khách sau khi đọc sẽ có thêm kinh nghiệm để tổ chức thành công sự kiện này. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí hoặc nếu có bất cứ thắc mắc nào. EMA Sài Gòn hi vọng sẽ trở thành đơn vị đồng hành cùng với quý khách trong thời gian sắp tới.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Dự trù chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

Một sự kiện thường niên quan trọng đối với các đơn vị doanh nghiệp là hội nghị tri ân khách hàng hay còn gọi là hội nghị khách hàng. Bên cạnh việc chia sẻ các thông tin doanh số đáng mừng trong quý của công ty. Hội nghị này kết hợp với hoạt động tri ân các khách hàng. Là những đối tác thân thiết đã sử dụng dịch vụ, sản phẩm của quý doanh nghiệp. Quý công ty, doanh nghiệp cần chú tâm đến nhiều các khía cạnh. Để hội nghị diễn ra thành công theo kế hoạch. Các vấn đề thống kê, hoạch định đầy đủ các chi phí hội nghị khách hàng được sử dụng để dự tính ngân sách chính xác, hợp lý là điều tất yếu. EMA Sài Gòn rất hân hạnh cung cấp các vấn đề cần chú ý. Khi tiến hành dự trù chi phí tổ chức hội nghị khách hàng qua bài viết dưới đây:

Thống kê các hạng mục để lên chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

Việc thống kê, thiết lập danh sách giúp cho quý công ty; doanh nghiệp tránh được trường hợp thiếu sót trong quá trình phân chia chi phí. Đồng thời doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được nguồn ngân sách của mình, lập kế hoạch chi tiêu; lựa chọn ngân sách khoa học và hợp lý.

Chi phí hội nghị khách hàng bao gồm đa dạng các hạng mục. Từ phí dựng sân khấu, thuê hội trường, thuê hệ thống chiếu sáng,… đến các chi phí thuê MC. Và người biểu diễn văn nghệ, sắp xếp chi phí cho hoạt động khen thưởng đều cần đến dự trù cụ thể rõ ràng. Chính vì vậy, trước tiên quý doanh nghiệp không nên bỏ qua bước thống kê các hạng mục từ lớn đến phân chia các hạng mục nhỏ hơn một cách chi tiết.

Dự trù chi phí phát sinh

Để tránh việc vá vỡ ngân sách. Trong việc tổ chức hội nghị khách hàng khó tránh khỏi một số trường hợp bất khả kháng, cần đền bù, sửa chữa, thiết lập lại, gây tổn thất, chi phí tăng thêm. Bên cạnh những hạng mục chi phí chính dành cho hội nghị.  Các quý công ty, doanh nghiệp nên dự tính trước các mức chi phí cho các trường hợp phát sinh dựa trên xu thế thị trường.

Hạng mục phát sinh chủ yếu là ở sự thay đổi giá cả thị trường như vật liệu dàn dựng; chi phí nhân công tăng hay các sự cố không may. Tránh các trường hợp không kịp điều động nguồn lực; vật lực gây nên tổn thất lớn hơn cho chương trình hội nghị. Để xác định chi phí chính xác, quý công ty; doanh nghiệp nên nắm quyền chủ động trong việc đưa ra dự trù phát sinh thêm. Tránh các trường hợp không kịp điều động nguồn lực; vật lực gây nên tổn thất lớn hơn cho chương trình hội nghị.

Dự trù chi phí cho từng hạng mục

Sau khi các hạng mục được liệt kê đầy đủ, chi tiết. Để tránh việc lập thiếu sót nên đi từ các hạng mục lớn đến những hạng mục nhỏ hơn. Các quý công ty; doanh nghiệp nên nêu rõ ngân sách khả dụng dành cho từng mỗi hạng mục. Chi phí dự trù càng tỉ mỉ, cụ thể việc tổ chức hội nghị khách hàng độ chính xác về vấn đề thu chi sẽ càng cao, sẽ càng thuận lợi hơn.

Hạn chế tối đa việc thiếu hụt ngân sách khi liệt kê các hạng mục dự trù chi phí hội nghị khách hàng hay phân bổ chi phí không đều, bất hợp lý trong khâu dự trù chi phí cho chương trình. Việc lựa chọn ngân sách phù hợp cũng giúp quý công ty; doanh nghiệp chọn lựa quy mô chương trình hội nghị khách hàng phù hợp nhất.

Ngoài những hạng mục trên, các quý công ty có thể cụ thể tỉ mỉ hơn. Tùy thuộc vào sự khắt khe của mỗi đơn vị trong việc sắp xếp ngân sách chi tiêu cho chương trình hội nghị khách hàng thường niên. Bài viết trên có thể giúp quý vị nắm rõ những điều cần lưu ý khi hoạch định các chi phí hội nghị khách hàng. EMA Sài Gòn hy vọng được hỗ trợ quý khách tổ chức hội nghị khách hàng thành công và tốt đẹp trong mức chi phí chuẩn xác và hợp nhất.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng cũng giống như những sự kiện khác, cũng cần một quy trình bài bản để tổ chức hội nghị khách hàng, chuyên nghiệp. Nếu quy trình này không được xác lập, sẽ không thể rạch ròi trong từng khâu và công việc cần thực hiện. Gây khó khăn rất nhiều trong việc tổ chức.

Xác định mục đích của sự kiện

Xác định mục tiêu mà hội nghị hướng tới là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Để làm rõ được nội dung này; doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu xem họ hướng đến đối tượng nào? Với ý nghĩa gì? Lợi ích sau khi tổ chức là gì?

Lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp

2 yếu tố chủ chốt khi bắt tay vào tổ chức sự kiện là địa điểm, thời gian. Trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàngdoanh nghiệp cần có một thời điểm cụ thể. Để thuận tiện cho khách mời hơn, nên chọn ngày nghỉ hoặc buổi tối để thuận tiện cho khách mời hơn.

Bên cạnh đó, khi xác định được mục đích tổ chức. Chắc chắn doanh nghiệp sẽ chọn được địa điểm phù hợp.

Xin giấy phép theo quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Cần phải xin giấy phép hoạt động của chính quyền địa phương với bất kì mọi sự kiện lớn nhỏ nào. Đặc biệt là những sự kiện ngoài trời, có treo băng rôn quảng cáo.

Để thuận tiện trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Vấn đề xin cấp phép cần được thực hiện trước tiên ngay sau khi đã chọn được địa điểm.

Chi tiết xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng

Trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng yếu tố chính của kịch bản chi tiết là nội dung chính của toàn bộ sự kiện, nó ảnh hưởng đến thành công nhiều nhất.

Một kịch bản bao gồm toàn bộ các tiết mục, thời gian cụ thể, phân công nhân sự cũng như rủi ro cần tránh,… càng cụ thể càng dễ thực hiện.

Phân công và điều phối nhân sự

Việc phân công nhân sự sẽ được ghi chi tiết trong kịch bản như đã đề cập ở trên.

Đồng thời, tạo môi trường làm việc theo nhóm, phổ biến công việc của từng người. Có sự hỗ trợ, giám sát lẫn nhau một cách thuần tục, nhuần nhuyễn nhất. Tinh thần làm việc nhóm luôn được đề cao.

Gửi thư mời

Công đoạn tiếp theo của quy trình hội nghị khách hàng là gửi thư mời. Mục đích chính của thư mời không chỉ đơn thuần là thông báo địa điểm, thời gian. Mà còn thể hiện sự tôn trọng của nhà tổ chức với doanh nghiệp.

Để dễ dàng cho công việc chuẩn bị đồ ăn, thức uống, chỗ ngồi…và sự xác nhận từ phía khách hàng. Các nhà tổ chức nên gửi thư mời sớm, ít nhất là hai tuần khi sự kiện được tổ chức.

Chuẩn bị hoàn chỉnh trước chương trình

Cần set up chỉnh chu các khâu: dựng sân khấu – âm thanh , trang trí kháng đài kháng phòng, kê bàn ghế, thuê văn nghệ…Để thực hiện công tác chuẩn bị trước chương trình.

Trước khi chương trình bắt đầu, cần kiểm tra lại các hạng mục, chỉnh đốn toàn bộ nhân sự vòa vị trí được phân công, tổng duyệt văn nghê…Nhằm đảm bảo mọi thứ đi theo đúng kịch bản trước khi bắt đầu hội nghị.

Phục vụ, chăm sóc khách hàng khi chương trình kết thúc 

Khâu mang tầm quan trọng nhất sau mỗi sự kiện là phục vụ, chăm sóc khách hàng. Điều này sẽ cho doanh nghiệp biết hội nghị của mình có đạt được mục đích đề ra hay không.

Và đây cũng chính là cơ hội để thể hiện sự quan tâm của mình với khách hàng. Nâng cao hình ảnh và khắc ghi ấn tượng doanh nghiệp để thu hút khách hàng sau này.

Nắm rõ được quy trình tổ chức buổi hội nghị khác hàng thành công. Đội ngũ nhân viên EMA Sài Gòn luôn đồng hàng cùng doanh nghiệp thực hiện hóa quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Cùng với những trải nghiệm trực quan của mình. Chúng tôi tin chắc rằng sẽ đem đến cho quý khách dịch vụ trọn vẹn nhất!

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Ý nghĩa hội nghị khách hàng doanh nghiệp

Có thể nói Tổ chức Hội nghị khách hàng là một trong những buổi tiệc quan trọng đối với doanh nghiệp. Nhằm thiết lập và duy trì mối quan hệ với các đối tác, khách hàng. Các công ty thường tổ chức hội nghị khách hàng vào hằng năm. Cũng như quảng bá hình ảnh công ty và sản phẩm của họ. Nhưng không phải ai cũng hiểu rõ định nghĩa, ý nghĩa Hội nghị khách hàng. Qua nội dung trong bài viết dưới đây, EMA Sài Gòn sẽ mang lại cho quý khách cái nhìn tổng quan và hiểu rõ hơn về hội nghị khách hàng.

Nhân viên phục vụ tiệc sẵn sàng
Nhân viên phục vụ tiệc sẵn sàng

Định nghĩa hội nghị khách hàng là gì ?

Để hiểu rõ tầm quan trọng của Hội nghị khách hàng. Quý doanh nghiệp chắn chắn cần phải biết thế nào là Hội nghị khách hàng?

Là dịp các doanh nghiệp tổ chức với đối tượng hướng đến là khách hàng của họ. Để bày tỏ và gửi lời cảm ơn sâu sắc đến những đối tác thân thiết; đã tin tưởng và sử dụng các dịch vụ cũng như sản phẩm của doanh nghiệp. Đây được gọi là Hội nghị tri ân khách hàng hay còn gọi là Hội nghị khách hàng.

Là hoạt động đóng vai trò rất quan trọng. Được tổ chức ít nhất 1 lần trong 1 năm. Với bên tổ chức là quý doanh nghiệp, công ty và bên tham dự là khách hàng, đối tác.

Hội nghị khách hàng có ý nghĩa như thế nào? Đối với doanh nghiệp

Hội nghị khách hàng mang lại rất nhiều ý nghĩa quan trọng đối với công ty.

Trước hết, đó là giúp quý doanh nghiệp gửi đến những vị khách hàng lâu năm, các đối tác những lời tri ân sâu sắc và ý nghĩa. Điều này nhằm củng cố mối quan hệ bền vững với khách hàng trung thành của công ty.

Bên cạnh đó, quý công ty tạo được nhiều cơ hội tiếp cận được những khách hàng tiềm năng. Thông qua hội nghị, họ sẽ biết thêm về công ty, các dịch vụ/ sản phẩm, và cả văn hóa công ty.

Đây chính là cơ hội để quý công ty quảng bá cho những sản phẩm, công trình mới của mình. Từ đó, nâng cao được hình ảnh và thương hiệu của công ty. Vì thông thường, các hội nghị như thế này sẽ có sự góp mặt của gới truyền thông, báo chí hay các kênh truyền hình.

Khách hàng tham dự hội thảo
Khách hàng tham dự hội thảo

Hội nghị khách hàng có ý nghĩa như thế nào? Đối với khách hàng

Không những mang lại nhiều lợi ích cho nhà doanh nghiệp, mà còn lại nhiều hữu ích cho khách hàng.

Thông qua Hội nghị khách hàng, họ sẽ hiểu thêm về doanh nghiệp nơi mà họ đang làm đối tác. Từ quy trình làm việc cho đến văn hóa công ty. Từ đó, tạo được niềm tin và sự yên tâm cho khách hàng.

Với những sự ưu đãi, những món qà tặng từ doanh nghiệp. Khách hàng, đối tác sẽ cảm nhận được sự trân thành. Tạo động lực cho những mục tiêu trong tương lai.

Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện EMA Sài Gòn tin chắc rằng sẽ mang lại cho quý doanh nghiệp buổi hội nghị thành công tốt đẹp nhất. Liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Cách thức tổ chức hội nghị khách hàng ngân hàng

Ngân hàng là một doanh nghiệp lớn có tầm quan trọng đến hệ thống tài chính của cả nước, và có một số lượng khách hàng lớn. Vì thế hội nghị khách hàng ngân hàng thường gây chú ý đến báo chí và nhiều đối tượng khác nhau. Để tổ chức hội nghị hoàng tráng. Nhà nước cần lưu ý một số điểm nhất định trong cách thức tổ chức hội nghị khách hàng.

Cần xác định mục đích, mục tiêu và đối tượng khách hàng

Ngân hàng là doanh nghiệp làm việc với tiền. Và nó chỉ vận hành được khi có khách hàng sử dụng dịch vụ.

Mục đích duy nhất của hội nghị khách hàng ngân hàng là tri ân khách hàng. Tạo niềm tin cho khách hàng cuối cùng là khuyến khích sử dụng dịch vụ ngân hàng. Đối tượng khách hàng của hội nghị khách hàng ngân hàng vô cùng đa dạng, cũng chính như nghiệp vụ ngân hàng vậy. Nó là tất cả những cá nhân, tổ chức, và những những ngân hàng cùng tham dự.

Xác định điều này để giúp ngân hàng định được số lượng khách mời cho khâu chuẩn bị tiếp theo.

Lên ý tưởng, kịch bản cho chương trình

Vì tính chất công việc, nên hội nghị khách hàng thường rất trang trọng và hoàng tráng. Về kịch bản chương trình đa số ngân hàng đều có phần lễ và hội. Về phần lễ, ban lãnh đạo sẽ nói đôi lời và tổng kết những thành tựu đạt được. Còn trong phần hội đây là lúc mọi người được thưởng thức các tiết mục văn nghệ chia sẻ, cảm ơn lẫn nhau.

Những ý tưởng sự kiện như thế không bao giờ là lỗi thời. Vì nó luôn đem lại cho khách mời cảm giác tôn trọng và chuyên nghiệp từ phía nhà tổ chức.

Lựa chọn địa điểm thời gian, số lượng khách mời

Từ những đối tượng khách mời, ngân hàng nên thu hẹp quy mô để có thể ra được số lượng khách mời.

Ngân hàng sẽ chốt được địa điểm phù hợp dựa vào ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng ngân hàng và ngân sách cho việc thuê địa điểm.

Thường thì hội nghị khách hàng ngân hàng sẽ được tổ chức vào đầu năm mới hoặc là cuối năm cũ. Lời dụng điều này để tổng kết, và cho thấy được hiệu quả kinh doanh. Và mở ra giai đoạn làm việc mới hiệu quả mới.

Ngoài ra nên tổ chức buổi lễ vào thứ 7 hoặc tối thứ 6 để có được sự góp măt đầy đủ của khách mời.

Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Việc tổ chức hội nghị khách hàng ngân hàng thành công không phải là chuyện dễ dàng. Nó là tổng hợp các yếu tố và quan trọng nhất vẫn là con người.

Việc chọn lựa 1 đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ đơn giản hóa toàn bộ các khâu. Từ lên kế hoạch đến dọn dẹp.

Bên cạnh đó, họ có kinh nghiệm tối đa đươc chi phí và giảm thiểu rủi ro tốt nhất. Tạo nên hình ảnh đẹp cho ngân hàng trong mắt khách mời.

EMA Sài Gòn là đơn vị công ty sự kiện chuyên nghiệp. Là sự lựa chọn và phối hợp với nhiều nhà doanh nghiệp tầm cỡ. Hãy liên lạc với chúng tôi khi quý khách nghĩ đến tổ chức sự kiện. Sự đa dạng và linh hoạt của chúng tôi nhất định sẽ mang lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Những tố chất cần thiết của MC hội nghị hội thảo

Đối với công ty, doanh nghiệp Hội nghị khách hàng là một sự kiện quan trọng. Vì đây chính là cầu nối gắn kết doanh nghiệp với khách hàng. Một hội nghị khách hàng có diễn ra thành công hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Trong đó không thể kể đến vai trò của MC hội nghị hội thảo.

MC là một người dẫn dắt, điều khiển chương trình. Chính vì thế, các doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố sau mà một MC cần phải có, để lựa chọn MC phù hợp nhất.

MC hội nghị hội thảo cần nắm rõ chủ đề 

Yếu tố tất yếu đầu tiên, MC phải nắm và hiểu rõ củ đề hội nghị là gì? Thông qua kịch bản, nội dung chương trình.

Tránh tạo sự nhàm chán trong quá trình diễn ra hội nghị. Việc hiểu rõ chủ đề, giúp MC có những lời dẫn chính xác và phù hợp nhất. Tạo nên sự hứng thú cho khách tham dự.

Để truyền tải được thông điệp sâu sắc của quý công ty. Người dẫn chương trình phải nắm rõ được chủ đề hội nghị. Hướng khán giả đi theo đúng mục đích mà công ty đang muốn hướng tới.

Chính vì thế, MC cần nắm rõ chủ đề hội nghị. Sẽ giúp khách tham dự hiểu đúng nội dung, mục đích của sự kiện. Từ đó để buổi hội nghị diễn ra đúng hướng.

Kỹ năng dẫn chương trình

Yếu tố thứ hai, một hội nghị muốn thành công người MC phải có kỹ năng dẫn chương trình. Đây là yếu tố rất quan trọng, không thể bỏ sót khi lựa chọn MC. Nó còn ảnh hưởng rất nhiều đến sự chú ý, đánh giá của người tham dự với chương trình.

Người dẫn chương trình có chất giọng tốt, truyền cảm. Kỹ năng xử lí tình huống phát sinh để đưa chương trình trở lại đúng hướng ( phía khán giả, nhân sự phục vụ tiết mục chưa đến kjp, sự cố trang thiết bị…) là sự chọn lựa của quý công ty, quý doanh nghiệp.

Để làm thay đổi không khí sự kiện, tránh sự tẻ nhạt; đặc biệt làm khán giả tập trung chú ý lên sân khấu. MC hội nghị khách hàng đôi khi cần pha thêm một số câu thơ, bài hát, hay là câu nói đùa…

Trang phục phù hợp

Yếu tố tứ ba, người MC hội nghị hội thảo cần chuẩn bị trang phục chỉnh tề, lịch sự, gọn gàng phù hợp với buổi sự kiện.

MC nữ có thể mặc áo dài hoặc váy dạ hội để toát lên sự sang trọng, lịch sự, màu sắc trang phục thích hợp. Với MC nam nên mặc những bộ vest, comple với màu sắc chính như đen, xám, xanh dương. Sao cho phù hợp với nội dung, mục đích của buổi hội nghị khách hàng

Ngoài ra, đầu tóc gọn gàng, giày phải sạch sẽ, hoa tai, vòng tay, vòng cổ có thể được thêm vào để làm nổi bật trên sân khấu. Các phụ kiện cho MC cần được chọn lựa và trang trí cẩn thận

Linh hoạt, ứng biến tình huống tốt

Yếu tố thứ tư, khi dẫn dắt và điều khiển chương trình. Người MC phải thật linh hoạt, ứng biến tốt trong mọi tình huống bất ngờ, để chương trình được tiếp tục tổ chức theo đúng kịch bản.

Do sẽ có một vài tình huống, sự cố phát sinh. Thông thường, hội nghị khách hàng hay những sự kiện khác hầu như không thể diễn ra theo đúng timeline định sẵn.; vì lý do khách quan mà chúng ta phải chấp nhận nó và xử lí theo hướng tốt nhất.

Quý công ty nên chọn lựa những MC có kỹ năng, được đào tạo bài bản. Đặc biệt là những người có kinh nghiệm thì mới có khả năng xử lí tốt trong trường hợp trên.

Để buổi hội nghị diễn ra đúng hướng. Người MC phải đáp ứng các yếu tố nêu trên. Có như vậy mới thu hút được sự chú ý của khách mời; đảm bảo được chương trình được diễn ra đúng kịch bản, mục đích. Hãy liên hệ với EMA Sài Gòn công ty sự kiện chuyên nghiệp, để chúng tôi có thể tư vấn và hỗ trợ quý khách chọn lựa được MC hội nghị khách hàng có kỹ năng và kinh nghiệm chuyên môn cao, phù hợp nhất cho chương trình.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Cách tổ chức hội nghị hội thảo thành công

Nếu quý khách đã có thâm niên làm việc trong các doanh nghiệp. Hay là tự mình thành lập doanh nghiệp thì chắc chắn có lúc anh chị sẽ được nhận mail mời hội nghị từ đối tác. Hoặc anh chị có thể gửi mail mời đối tác tham dự hội nghị – hội thảo khách hàng của công ty mình. Trải qua thời gian công tác tổ chức hội nghị khách hàng lại được sáng tạo nhiều hơn. Kịch bản ngày càng hấp dẫn hơn với sự phát triển không ngừng của mạng xã hội. Để quý khách hiểu rõ hơn hội nghị là gì? Cách tổ chức hội nghị hội thảo thành công phải làm như thế nào? Hãy cùng EMA Sài Gòn tìm hiểu nhé.

Định nghĩa hội nghị khách hàng?

Sự kiện được tổ chức thường xuyên trong doanh nghiệp là hội nghị khách hàng. Với thành phần khách mời thường là những khách hàng đối tác chiến lược. Xuất phát từ sự cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp muốn tồn tại phải có khách hàng. Thậm chí là những khách hàng trung thành, tin tưởng ủng hộ doanh nghiệp thời gian rất dài.

Mục đích của việc tổ chức hội nghị

Mỗi doanh nghiệp trên thực tế điều có cách thức tri ân khách hàng khác nhau. Đa phần khách mời của hội nghị thường là doanh nghiệp, nhà đầu tư và đối tác làm ăn.

Còn khách hàng cá nhân, sẽ có những hình thức tri ân riêng như khuyến mãi. Vì số lượng khách hàng cá nhân khá đông. Thậm chí 1 số doanh nghiệp như ngân hàng, viễn thông có khách hàng cá nhân khắp cả nước. Do đó không đủ thời gian công sức và kinh phí để tổ chức quy mô rộng khắp cả nước.

Địa điểm diễn ra hội nghị – hội thảo khách hàng phổ biến

Cần phải xác định được địa điểm tổ chức vì đó là bước đầu tiên để hội nghị – hội thảo thành công. Để tăng thêm phần long trọng, hoàng tráng.

Các hội nghị tri ân khách hàng thường tổ chức ở hội trường của khách sạn, nhà hàng lớn. Thường thì hội thảo khách hàng sẽ có các bữa tiệc nhẹ. Và những thành phần dành cho khách mời.

Doanh nghiệp có thể thêm vào chương trình những tiết mục văn nghệ, ca nhạc hoành tráng thu hút người xem với đầy đủ các thiết bị âm thanh ánh sáng. Và có cả màn hình led để khách mời theo dõi được chương trình đang diễn ra.

Cách tổ chức hội nghị hội thảo thành công

Lên danh sách khách mời tham gia hội nghị

Phòng kinh doanh thường sẽ thống kê lại các khách hàng hiện tại của công ty. Để bắt đầu gửi thư mời và lời cảm ơn đi kèm đến khách hàng trước khi lên kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Thời gian và địa điểm là yếu tổ khá quan trọng trong chương trình hội nghị. Dựa vào số lượng khách hàng được thống kê 1 cách kỹ lưỡng.

Phòng tổ chức bắt đầu tìm địa điểm. Tùy vào mùa cao điểm mà các khách sạn liệu có đặt kín phòng họp hay không. Theo kế hoạch của doanh nghiệp tốt nhất nên đặt phòng hội trường hội nghị tại các khách sạn trước 2 tháng. Để đảm bảo phòng hội nghị cho doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp liên hệ với các công ty sự kiện. Thì đơn vị này sẽ tìm cho các doanh nghiệp địa điểm phù hợp để tổ chức hội nghị. Vì 1 phần các công ty này là đối tác của nhà hàng khách sạn lớn nên sẽ dễ làm việc hơn.

Ý tưởng và kịch bản chương trình hội nghị tri ân khách hàng

Những công việc liên quan đến ý tưởng và kịch bản cũng là 1 cách dàn dựng sân khấu. Và nó được duyệt bởi công ty tổ chức sự kiện. Đây là đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện họ sẽ luôn có những ý tưởng mới lạ giúp cho buổi hội thảo trở nên thu hút hơn.

Kiểm tra mọi công đoạn trước khi sự kiện diễn ra

Mọi công tác trước khi sự kiện diễn ra phải cần được kiểm tra 1 cách kỹ lưỡng vì đây là 1 sự kiện quan trọng. Tốt nhất trước khi diễn ra sự kiện chính thức quý khách nên kiểm tra lại tất cả các hạng mục của sự kiện. Bên cạnh đó, phải dự phòng được các tình huống bất ngờ xảy ra để có thể giải quyết kịp thời. Việc kiểm tra kỹ lưỡng sẽ giúp buổi lễ diễn ra suôn sẻ

EMA Sài Gòn hân hạnh mang lại cho quý khách những hội nghị – hội thảo được tổ chức hoàng tráng, hấp dẫn. Giúp cho công ty có thể gây ấn tượng cho khách mời.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]