Cách tổ chức hội nghị hội thảo thành công

Nếu quý khách đã có thâm niên làm việc trong các doanh nghiệp. Hay là tự mình thành lập doanh nghiệp thì chắc chắn có lúc anh chị sẽ được nhận mail mời hội nghị từ đối tác. Hoặc anh chị có thể gửi mail mời đối tác tham dự hội nghị – hội thảo khách hàng của công ty mình. Trải qua thời gian công tác tổ chức hội nghị khách hàng lại được sáng tạo nhiều hơn. Kịch bản ngày càng hấp dẫn hơn với sự phát triển không ngừng của mạng xã hội. Để quý khách hiểu rõ hơn hội nghị là gì? Cách tổ chức hội nghị hội thảo thành công phải làm như thế nào? Hãy cùng EMA Sài Gòn tìm hiểu nhé.

Định nghĩa hội nghị khách hàng?

Sự kiện được tổ chức thường xuyên trong doanh nghiệp là hội nghị khách hàng. Với thành phần khách mời thường là những khách hàng đối tác chiến lược. Xuất phát từ sự cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp muốn tồn tại phải có khách hàng. Thậm chí là những khách hàng trung thành, tin tưởng ủng hộ doanh nghiệp thời gian rất dài.

Mục đích của việc tổ chức hội nghị

Mỗi doanh nghiệp trên thực tế điều có cách thức tri ân khách hàng khác nhau. Đa phần khách mời của hội nghị thường là doanh nghiệp, nhà đầu tư và đối tác làm ăn.

Còn khách hàng cá nhân, sẽ có những hình thức tri ân riêng như khuyến mãi. Vì số lượng khách hàng cá nhân khá đông. Thậm chí 1 số doanh nghiệp như ngân hàng, viễn thông có khách hàng cá nhân khắp cả nước. Do đó không đủ thời gian công sức và kinh phí để tổ chức quy mô rộng khắp cả nước.

Địa điểm diễn ra hội nghị – hội thảo khách hàng phổ biến

Cần phải xác định được địa điểm tổ chức vì đó là bước đầu tiên để hội nghị – hội thảo thành công. Để tăng thêm phần long trọng, hoàng tráng.

Các hội nghị tri ân khách hàng thường tổ chức ở hội trường của khách sạn, nhà hàng lớn. Thường thì hội thảo khách hàng sẽ có các bữa tiệc nhẹ. Và những thành phần dành cho khách mời.

Doanh nghiệp có thể thêm vào chương trình những tiết mục văn nghệ, ca nhạc hoành tráng thu hút người xem với đầy đủ các thiết bị âm thanh ánh sáng. Và có cả màn hình led để khách mời theo dõi được chương trình đang diễn ra.

Cách tổ chức hội nghị hội thảo thành công

Lên danh sách khách mời tham gia hội nghị

Phòng kinh doanh thường sẽ thống kê lại các khách hàng hiện tại của công ty. Để bắt đầu gửi thư mời và lời cảm ơn đi kèm đến khách hàng trước khi lên kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Thời gian và địa điểm là yếu tổ khá quan trọng trong chương trình hội nghị. Dựa vào số lượng khách hàng được thống kê 1 cách kỹ lưỡng.

Phòng tổ chức bắt đầu tìm địa điểm. Tùy vào mùa cao điểm mà các khách sạn liệu có đặt kín phòng họp hay không. Theo kế hoạch của doanh nghiệp tốt nhất nên đặt phòng hội trường hội nghị tại các khách sạn trước 2 tháng. Để đảm bảo phòng hội nghị cho doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp liên hệ với các công ty sự kiện. Thì đơn vị này sẽ tìm cho các doanh nghiệp địa điểm phù hợp để tổ chức hội nghị. Vì 1 phần các công ty này là đối tác của nhà hàng khách sạn lớn nên sẽ dễ làm việc hơn.

Ý tưởng và kịch bản chương trình hội nghị tri ân khách hàng

Những công việc liên quan đến ý tưởng và kịch bản cũng là 1 cách dàn dựng sân khấu. Và nó được duyệt bởi công ty tổ chức sự kiện. Đây là đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện họ sẽ luôn có những ý tưởng mới lạ giúp cho buổi hội thảo trở nên thu hút hơn.

Kiểm tra mọi công đoạn trước khi sự kiện diễn ra

Mọi công tác trước khi sự kiện diễn ra phải cần được kiểm tra 1 cách kỹ lưỡng vì đây là 1 sự kiện quan trọng. Tốt nhất trước khi diễn ra sự kiện chính thức quý khách nên kiểm tra lại tất cả các hạng mục của sự kiện. Bên cạnh đó, phải dự phòng được các tình huống bất ngờ xảy ra để có thể giải quyết kịp thời. Việc kiểm tra kỹ lưỡng sẽ giúp buổi lễ diễn ra suôn sẻ

EMA Sài Gòn hân hạnh mang lại cho quý khách những hội nghị – hội thảo được tổ chức hoàng tráng, hấp dẫn. Giúp cho công ty có thể gây ấn tượng cho khách mời.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA Sài Gòn
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo.
Điện thoại: 0906 3333 89 – 0906 909 505
Email: [email protected]

Comments for this post are closed.